Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 1 year ago

Thông tin chung

  • Kiểm tra công việc một cách có hệ thống.

  • Nâng cao hiệu suất làm việc, hỗ trợ thực hiện công việc nhanh và hiệu quả.

  • Giúp tiết kiệm thời gian, không mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.

  • Tránh nhầm lẫn, thất lạc ảnh hưởng tới quá trình làm việc.

Người chịu trách nhiệm chính quản lý tài liệu: CSL

Người thực hiện theo hướng dẫn CSL: Admin, Cs, OPs

  • Ngày áp dụng: từ ngày 15/12/2023

  • Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

  • Ngày cập nhật mới nhất: 01/12/2023

Nội dung

1. Công cụ hỗ trợ lưu trữ hồ sơ

  • Clear bag

  • Kệ tài liệu/tủ lễ tân

  • Giấy note

2. Quy trình quản lý giấy tờ hồ sơ

Các bước
Hướng dẫn chi tiết
Link/Note

1. Phân loại hồ sơ

Bước 1: Chia hồ sơ theo CHỦ ĐỀ Nhóm 1: Các loại hợp đồng và giấy tờ liên quan tới khách hàng.

  • Hợp đồng khách hàng XSpace (chuyển về cho kế toán)

  • Biên bản bàn giao tài sản cho khách hàng XSpace,...

Nhóm 2: Giấy tờ cơ sở (lưu trữ tại cơ sở)

  • Hồ sơ PCCC,

  • Đăng kí kinh doanh cơ sở bản sao,

  • Phiếu bảo hành cơ sở vật chất,...

Nhóm 3: Chứng từ thanh toán

  • Thông báo thu phí, công văn tòa nhà,

  • Phiếu thu chi và chứng từ hóa đơn thu chi,....

Nhóm 4: Các loại giấy tờ khác

2. Sắp xếp hồ sơ

Mỗi nhóm:

  • Sắp xếp theo thời gian từ gần nhất tới xa nhất.

  • Sắp xếp theo từng chủ đề

  • Sắp xếp theo bảng chữ cái

3. Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ bản cứng:

  • Hồ sơ phải được lưu trữ trong tủ lễ tân tại cơ sở.

  • Lưu trữ theo mục phân loại và đúng quy định.

  • Bảo quản không nhàu nát, rách, ẩm ướt,...

Lưu trữ hồ sơ bản mềm:

  • Scan lại các hồ sơ.

  • Sử dụng email của cơ sở (mail space hoặc contact cơ sở) để đẩy tài liệu vào link => Lưu trữ hồ sở bản mềm. (xem cách tạo folder mẫu)

  • Phân loại sắp xếp folder lưu trữ bản mềm tương tự như bản cứng (dễ dàng quản lý cả bản cứng và bản mềm)

Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở Lưu trữ hồ sở bản mềm.

4. Sử dụng tài liệu

Khi sử dụng cần tuân theo quy trình, quy định của bộ phận quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu.

  • Sử dụng hồ sơ tại cơ sở

  • Cho mượn hồ sơ tài liệu: đúng quy định, phải có sự đồng ý của CSL và có biên bản bàn giao.

  • Hủy bỏ hồ sơ tài liệu:Khi hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ cần hủy bỏ theo quy định. Vứt tái chế hoặc hủy tài liệu để tránh xáo trộn hệ thống lưu trữ hồ sơ mới.

Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở

5. Cập nhật hồ sơ tài iệu

Hồ sơ phải được cập nhật liên tục khi có sự thay đổi.

Thời gian cập nhật tài liệu mới 1 tháng ít nhất 1 lần vào ngày 15 hàng tháng.

  • Thông tin chung
  • Nội dung
Previous* Tổng hợp file in ấn tại cơ sởNext5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 4. Quản lý tài liệu, chứng từ

12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở

Chưa hoàn thành, chưa triển khai