Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 11 months ago

Thông tin chung

  • Giúp cơ sở nắm rõ quy trình in ấn và quản lý chi phí in ấn.

  • Tránh sai sót khi in ấn, tiết kiệm và bảo vệ môi trường.

Khách hàng:

  • Khách hàng space

  • Học viên

Nhân sự nội bộ

  • Team K12

  • Team 18+

  • HCNS

  • ONLINE

  • ....

  • Ngày áp dụng: từ ngày 14/11/2023

  • Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

  • Ngày cập nhật mới nhất: 30/10/2023

Nội dung

1. Hướng dẫn quy trình In ấn tại cơ sở

Quy trình
Chi tiết
Link/Note

1. Người có nhu cầu in gửi file tài liệu cho lễ tân.

Gửi cho lễ tân qua mail lễ tân cơ sở:

  • File in

  • In bao nhiêu bản, một mặt/2 mặt, có lưu ý gì không?

2. Lễ tân check các thông tin.

Để tránh in sai, lễ tân check kĩ các thông tin nhận được qua mail và đối tượng khách hàng để xác định chi phí in ấn.

5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở

  1. Xác nhận lại thông tin tới người có nhu cầu in.

Em xác nhận lại thông tin in ấn của anh/chị:

  • Khách cố định: "Anh/chị làm việc tại phòng...., định mức in ấn team mình là .... trang => hiện tại đã sử dụng ..... trang. Hôm nay anh/chị sử dụng thêm.... trang. Vẫn nằm trong định mức ạ. Anh/chị in .... bản, 2 mặt, em xin phép in ạ"

  • Khách vãng lai: Anh/chị in .... bản, 2 mặt tổng là .... trang, chi phí 1 trang là 1.100đ. Tổng là.... vnđ. Em xin phép in ạ.

4. In và gửi thành phẩm

  • In và gửi thành phẩm cho người có nhu cầu in.

  • Đối với khách hàng space, cơ sở thông báo THÊM qua Group Zalo

"MindX xin thông báo, Công ty/team... đã sử dụng 40 trang giấy in vào lúc 10:00 ngày 02/11/2023."

5. Viết phiếu thu và thu tiền.

  • Đối tượng cần thu tiền trực tiếp: Viết phiếu thu và thu tiền tại thời điểm in xong.

  • Đối tượng có định mức in ấn mỗi tháng: Cuối tháng tính tổng định mức của khách space và số tiền cần thu => thông báo và thu tiền của khách hàng.

  • Đối tượng không thu tiền: kết thúc công việc in ấn

b. HD sử dụng phiếu thu Lưu ý: Mỗi lần thu tiền của khách đều cần viết phiếu thu và điền lên file thu chi quỹ cơ sở (sheet thu tiền)

6. Note lại thông tin trên file theo dõi

  • Cơ sở copy form mẫu quản lý in ấn vào file Using Space của từng cơ sở để sử dụng. HO sẽ dựa vào file quản lý để tính định mức order giấy in cho cơ sở => Toàn bộ các lần in của cơ sở đều cần note trên file theo dõi.

Form quản lý in ấn mẫu

  • Thông tin chung
  • Nội dung
PreviousQuy trình sử dụng máy pos quẹt thẻNext4. Quản lý tài liệu, chứng từ
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 3. Quản lý chi phí
  3. 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt

Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở

Triển khai từ ngày 14/11/2023