Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 1 year ago

1. Yêu cầu chung

  • Toàn bộ các chứng từ đều phải gửi bản gốc về phòng kế toán. (Cơ sở HO NCT)

  • Đối với giấy ĐNTT/ĐNTƯ/ĐNHƯ=> các cơ sở không thuộc HO NCT sẽ in, ký và scan giấy đntt/đntư/đnhư gửi qua mail => bản gốc giữa lại để gửi về phòng kế toán.

2. Yêu cầu chi tiết đối với từng chứng từ

Chứng từ
Yêu cầu

1.Báo giá

* Báo giá bắt buộc phải có những thông tin sau:

  • Kính gửi: Tên công ty MindX, địa chỉ, MST (thông tin chuẩn trên đăng kí kinh doanh)

  • Tên sản phẩm (hỏi NCC khi xuất hoá đơn đúng theo tên sp viết trên báo giá/hợp đồng)

  • Phải có " Giá trên đã bao gồm/chưa bao gồm thuế 10% VAT"

  • Phải có: thanh toán bn, khi nào và bằng hình thức thanh toán nào ví dụ " Thanh toán 100% sau khi giao hàng bằng phương thức chuyển khoản"

  • Phải có số tk của công ty NCC trong báo giá - Phải có địa chỉ lắp đặt, giao hàng, thi công...

  • Những thông tin thêm: đã bao gồm vận chuyên và lắp đặt, bảo hành,...

  • Lưu ý về dấu và chữ kỹ: những trường hợp hợp lệ:

+chữ ký của nhân viên báo giá + dấu treo

+ chữ ký của người đại diện NCC và dấu

  • Lưu ý: nếu trong báo giá có mục xác nhận của người mua => báo ncc xoá, chỉ để xác nhận của ncc Mẫu báo giá

2.Biên bản bàn giao nghiệm thu

Cần lưu ý các thông tin sau:

  • Ngày tháng hợp lệ (sau ngày làm báo giá/hợp đồng và trước ngày xuất hóa đơn)

  • Thông tin 2 bên là người đại diện khớp với thông tin chữ ký

  • Thông tin sản phẩm khớp với báo giá (copy nguyên bảng từ báo giá)

  • Check mục chất lượng sản phẩm đúng theo thực tế. Mẫu Biên bản bàn giao nghiệm thu

3.Hóa đơn VAT

Cách check hóa đơn:

  • Thông tin công ty (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đúng như trên Đăng ký kinh doanh của công ty)

  • Ngày xuất hoá đơn (xuất hóa đơn sau ngày làm báo giá/ ngày ký hợp đồng và sau ngày kí biên bản bàn giao)

  • Tên sản phẩm (phải khớp với báo giá, hợp đồng) => nếu không không được chấp nhận, vì vậy ngay từ khi làm báo giá và hợp đồng phải trao đổi với NCC trước.

  • Phải có đơn vị, số lượng, đơn giá

  • Check số tiền, tổng tiền, VAT khớp báo giá/hợp đồng

4. Hợp đồng

Quy trình:

Bước 1: Làm hợp đồng (theo mẫu của MindX) Folder Hợp đồng mẫu​=> Hỏi Hạnh HO lấy mẫu

Bước 2: Hoàn thiện hợp đồng: điền các thông tin cần thiết (thông tin ncc, thông tin sp, giá, phương thức thanh toán, thanh toán bn đợt,,.... )

* Lưu ý khi check HĐ:

  • Ngày (trước khi làm biên bản bàn giao và trước khi xuất VAT)

  • Thông tin 2 bên (tên công ty, địa chỉ, MST, người đại diện....)

  • Thông tin sản phẩm phải khớp từ báo giá, hợp đồng, nghiệm thu

  • Giá đã bao gồm VAT

  • Thời hạn HĐ,

  • Phương thức thanh toán, chứng từ thanh toán bao gồm những gì?

  • Bảo hành

  • Giải quyết tranh chấp/ thanh lý HĐ

  • ........

Bước 3: Mail xin duyệt kí HĐ:

Mẫu:

Bước 4: Sau khi được duyệt kí có 2 cách xử lý:

  • Gửi hđ đã được duyệt cho NCC in,kí trước => gửi về cho HCNS để trình kí (thông báo cho hcsn để hcsn nhận => trình kí, và fw luồng mail đã được BOD duyệt)

  • Fw mail cho hcsn trình kí trước => gửi ncc sau

5.Phụ lục hợp đồng

​ Folder Hợp đồng mẫu

Previous4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên BravoNextĐịnh nghĩa các quy trình
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 3. Quản lý chi phí
  3. 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
  4. 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
  5. Quy trình thanh toán

✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ

(dừng sử dụng quy trình này từ ngày 07/11/2023)