✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
(dừng sử dụng quy trình này từ ngày 07/11/2023)
1. Yêu cầu chung
Toàn bộ các chứng từ đều phải gửi bản gốc về phòng kế toán. (Cơ sở HO NCT)
Đối với giấy ĐNTT/ĐNTƯ/ĐNHƯ=> các cơ sở không thuộc HO NCT sẽ in, ký và scan giấy đntt/đntư/đnhư gửi qua mail => bản gốc giữa lại để gửi về phòng kế toán.
2. Yêu cầu chi tiết đối với từng chứng từ
1.Báo giá
* Báo giá bắt buộc phải có những thông tin sau:
Kính gửi: Tên công ty MindX, địa chỉ, MST (thông tin chuẩn trên đăng kí kinh doanh)
Tên sản phẩm (hỏi NCC khi xuất hoá đơn đúng theo tên sp viết trên báo giá/hợp đồng)
Phải có " Giá trên đã bao gồm/chưa bao gồm thuế 10% VAT"
Phải có: thanh toán bn, khi nào và bằng hình thức thanh toán nào ví dụ " Thanh toán 100% sau khi giao hàng bằng phương thức chuyển khoản"
Phải có số tk của công ty NCC trong báo giá - Phải có địa chỉ lắp đặt, giao hàng, thi công...
Những thông tin thêm: đã bao gồm vận chuyên và lắp đặt, bảo hành,...
Lưu ý về dấu và chữ kỹ: những trường hợp hợp lệ:
+chữ ký của nhân viên báo giá + dấu treo
+ chữ ký của người đại diện NCC và dấu
Lưu ý: nếu trong báo giá có mục xác nhận của người mua => báo ncc xoá, chỉ để xác nhận của ncc Mẫu báo giá
2.Biên bản bàn giao nghiệm thu
Cần lưu ý các thông tin sau:
Ngày tháng hợp lệ (sau ngày làm báo giá/hợp đồng và trước ngày xuất hóa đơn)
Thông tin 2 bên là người đại diện khớp với thông tin chữ ký
Thông tin sản phẩm khớp với báo giá (copy nguyên bảng từ báo giá)
Check mục chất lượng sản phẩm đúng theo thực tế. Mẫu Biên bản bàn giao nghiệm thu
3.Hóa đơn VAT
Cách check hóa đơn:
Thông tin công ty (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đúng như trên Đăng ký kinh doanh của công ty)
Ngày xuất hoá đơn (xuất hóa đơn sau ngày làm báo giá/ ngày ký hợp đồng và sau ngày kí biên bản bàn giao)
Tên sản phẩm (phải khớp với báo giá, hợp đồng) => nếu không không được chấp nhận, vì vậy ngay từ khi làm báo giá và hợp đồng phải trao đổi với NCC trước.
Phải có đơn vị, số lượng, đơn giá
Check số tiền, tổng tiền, VAT khớp báo giá/hợp đồng
4. Hợp đồng
Quy trình:
Bước 1: Làm hợp đồng (theo mẫu của MindX) Folder Hợp đồng mẫu=> Hỏi Hạnh HO lấy mẫu
Bước 2: Hoàn thiện hợp đồng: điền các thông tin cần thiết (thông tin ncc, thông tin sp, giá, phương thức thanh toán, thanh toán bn đợt,,.... )
* Lưu ý khi check HĐ:
Ngày (trước khi làm biên bản bàn giao và trước khi xuất VAT)
Thông tin 2 bên (tên công ty, địa chỉ, MST, người đại diện....)
Thông tin sản phẩm phải khớp từ báo giá, hợp đồng, nghiệm thu
Giá đã bao gồm VAT
Thời hạn HĐ,
Phương thức thanh toán, chứng từ thanh toán bao gồm những gì?
Bảo hành
Giải quyết tranh chấp/ thanh lý HĐ
........
Bước 3: Mail xin duyệt kí HĐ:
Mẫu:
Bước 4: Sau khi được duyệt kí có 2 cách xử lý:
Gửi hđ đã được duyệt cho NCC in,kí trước => gửi về cho HCNS để trình kí (thông báo cho hcsn để hcsn nhận => trình kí, và fw luồng mail đã được BOD duyệt)
Fw mail cho hcsn trình kí trước => gửi ncc sau
5.Phụ lục hợp đồng
Last updated