✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp

Áp dụng từ ngày 25.10.2023

Thông tin chung

Mục đích

• Các bộ phận hướng dẫn mỗi cbnv tại bộ phận mình hiểu được bộ phân quyền,

• Các bộ phận nhận định các hạng mục chi phí nào phát sinh tại bộ phận mình, và giao cho ai là người đề xuất chi phí đó,

• Làm rõ luồng thông tin , hình thức trao đổi khi các nhân viên trong bộ phận có khoản chi phí cần thanh toán, hoặc có nhu cầu chi tiêu mua sắm

Đối tượng

• Sale & Operation

Thời gian áp dụng

• Ngày áp dụng: từ ngày 24/10/2023

• Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

• Ngày cập nhật mới nhất: 20.10.2023

Nội dung

Bảng phân quyền duyệt chi bộ phận Sale & Operation

CSL: Custormer Service Leader - Quản lý chăm sóc khách hàng/ quản lý vận hành cơ sở

ASM: Area Sale Manager - Quản lý kinh doanh khu vực

OM: Operation Manager - Quản lý vận hành - chị Duyên

TDA - chị Thơ

1. Nguyên tắc phân quyền

Nguyên tắc phân quyền nội bộ trong một bộ phận

1. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm cuối cùng và cao nhất cho mọi nhóm công việc và nghiệp vụ được xét duyệt và triển khai trong bộ phận đó

2. Nguyên tắc phân quyền ở đây áp dụng trong quy mô nội bộ của bộ phận, với cấp duyệt cao nhất là Trưởng bộ phận. Với các nghiệp vụ cần chuyển tiếp sang bộ phận khác hoặc BOD để duyệt/thẩm định, trong nội bộ bộ phận, Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm trước khi chuyển tiếp

3. Trình tự phê duyệt trong nội bộ bộ phận bắt đầu từ nhân sự đề xuất/trình duyệt, chuyển tiếp đến nhân sự thẩm định, sau đó đến nhân sự phê duyệt.

Lưu ý:

(*) Toàn bộ các bước trong trình tự phê duyệt (đề xuất, thẩm định, phê duyệt) đều cần được thực hiện qua email/phần mềm phê duyệt của công ty

(**) Trong trường hợp nhân sự phê duyệt không phải là Trưởng bộ phận và xin nghỉ phép/vắng mặt, nhân sự đề xuất có thể trình trực tiếp đến Trưởng bộ phận.

Nguyên tắc trình duyệt chi và làm đề nghị thanh toán (trình BOD và các bộ phận khác thẩm định)

1. Khi trình duyệt chi với BOD, chỉ có Trưởng bộ phận và một số cá nhân được ủy quyền được phép email trình duyệt, không được để nhân viên của bộ phận mà chưa được ủy quyền email trực tiếp đến BOD

(*) Số lượng cá nhân được ủy quyền làm email trình duyệt tùy thuộc vào số lượng nhân sự của bộ phận đó:

• Với bộ phận có số lượng nhân sự dưới 10 người, chỉ có Trưởng bộ phận mới có quyền email trình duyệt chi với BOD, không có cá nhân được ủy quyền;

• Với bộ phận có số lượng nhân sự trên 10 người và dưới 30 người, Trưởng bộ phận có thể ủy quyền cho tối đa 2 nhân viên khác quyền email trình duyệt chi với BOD;

• Với bộ phận có số lượng nhân sự trên 30 người, Trưởng bộ phận có thể ủy quyền cho tối đa 4 nhân viên khác quyền email trình duyệt chi với BOD;

(*) Trưởng bộ phận cần chủ động làm việc với bộ phận Finance thực hiện ủy quyền cho cấp dưới, cho phép phê duyệt công việc,

(*) Việc ủy quyền chỉ cần được thực hiện một lần, cho đến khi có sự thay đổi về nhân sự được ủy quyền.

1. Khi làm đề nghị thanh toán, Trưởng bộ phận có thể ủy quyền đến Team Lead để làm đề nghị thanh toán, tuy nhiên trên email vẫn cần CC Trưởng bộ phận và xác nhận phê duyệt.

2. Bảng chi tiết duyệt chi các loại chi phí và chứng từ kèm theo

2.1. Người duyệt PM - chị Thơ

Chi phí	Thời gian ĐNTT	Chứng từ yêu cầu
Phí quản lý (tòa nhà)	Theo chủ nhà	HĐ tài chính, phiếu thu
Điện	Theo bên QL điện	Bảng kê sử dụng, phiếu thu, hoá đơn tài chính
Nước sinh hoạt	Theo toà nhà	Bảng kê sử dụng, phiếu thu, hoá đơn tài chính
Biển quảng cáo (ngoài trời)	Theo chủ nhà	Hoá đơn tài chính

2.2. Người duyệt OM - chị Duyên

Chi phí	Thời gian DNTT	Chứng từ yêu cầu
Wifi, cáp	Theo chu kì	Hoá đơn tài chính
Bảng VPA		Bảng báo giá, hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu
Phí để xe	Ngày 10	Hoá đơn tài chính, danh sách xe
Phí bảo vệ	Ngày 10	Thông báo thu phí, hóa đơn
Thuê máy in	Ngày 10	Bảng kê, hoá đơn tài chính
Phí CPN	Ngày 10	Bảng kê, hoá đơn tài chính
Phí tạp vụ		Thông báo, Bảng chấm công chi tiết, Hóa đơn
VPP	Ngày 3	Hoá đơn tài chính
Vệ sinh thảm	Theo chu kỳ	Báo giá, hoá đơn tài chính, nghiệm thu
Vệ sinh máy lạnh	Theo chu kỳ	Báo giá, hoá đơn tài chính, nghiệm thu
Thay mực máy in	Theo nhu cầu	hoá đơn tài chính, bảng báo giá, phiếu thu
Thay lõi nước nóng lạnh	Theo nhu cầu	hoá đơn tài chính, bảng báo giá, phiếu thu
Phí sửa chữa CSVC	Theo nhu cầu	hoá đơn tài chính, bảng báo giá, phiếu thu
Chi phí tổ chức sự kiện	Theo nhu cầu	hoá đơn tài chính