Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 1 year ago

QUY TRÌNH
TRƯỜNG HỢP
CÁCH THỰC HIỆN/YÊU CẦU CHỨNG TỪ
Previous4.3. Yêu cầu đối với các chứng từNextYêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 3. Quản lý chi phí
  3. 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
  4. 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
  5. Quy trình thanh toán

✖️Định nghĩa các quy trình

(dừng sử dụng quy trình này từ ngày 07/11/2023)

1. Đề xuất phương án

Đối với TH phát sinh

1. Viết mail xin duyệt đề xuất (có đầy đủ các thông tin như mẫu phía dưới)=> không viết mail đề xuất chỉ nêu vấn đề mà không có phương án.

Mẫu: 2. Chờ xác nhận (Ho) 3. Chờ duyệt. Sau khi được duyệt, làm việc với NCC để quyết định làm ĐNTT/ĐNTU 3.1 Làm ĐNTT 3.2 Làm ĐNTU

2. Làm ĐNTT

Khi có đầy đủ chứng từ theo yêu cầu của kế toán

1. Đối với các khoản thanh toán dưới 10 triệu (đã bao gồm VAT)

  • Báo giá

  • Hoá đơn vat

  • Biên bản bàn giao nghiệm thu

  • Đề nghị thanh toán (theo form kế toán) Link biểu mẫu thanh toán

2. Đối với các khoản thanh toán trên 10 triệu (đã bao gồm VAT)

  • Hợp đồng (nếu có hợp đồng thì k cần báo giá)

  • Hoá đơn vat

  • Biên bản bàn giao nghiệm thu

  • Đề nghị thanh toán (theo form kế toán) Link biểu mẫu thanh toán

TH không có đủ chứng từ => Làm ĐNTƯ.

3. Làm ĐNTU

  • Khi chưa đầy đủ chứng từ

  • Cọc cho NCC

  • Tạm ứng thành nhiều đợt

1. Quy trình: Làm đề xuất tạm ứng - chờ duyệt - duyệt - mua đồ (đầy đủ chứng từ)=> hoàn ứng.

* Phải hoàn ứng sau mỗi lần tạm ứng.

* Mục đích của việc hoàn ứng

  • Hoàn ứng chứng từ

  • Hoàn ứng chi phí

* Các trường hợp khi cần hoàn ứng

  • Tiêu k hết tiền tạm ứng => hoàn ứng về công ty.

  • Tiêu hết tiền tạm ứng=> hoàn ứng 0 đồng.

  • Tiêu quá mức tạm ứng=> cần duyệt lại phần tiêu quá tạm ứng.

3.1. Tạm ứng cho nhân viên

Khoản chi dưới 10 triệu

* Điều kiện để được tạm ứng:

  • Khoản chi (đã bao gồm VAT) dưới 10 triệu

  • Chỉ được tạm ứng 1 khoản trong cùng 1 thời gian

  • Phải hoàn ứng khoản mà nhân sự đã tạm ứng trước đó.

  • Phải có báo giá

3.2. Tạm ứng cho NCC

Khoản chi trên 10 triệu

* Điều kiện để được tạm ứng:

  • Phải có hợp đồng (2 bên đã ký)

* Đối với khoản trên 10 triệu thường tạm ứng theo nhiều đợt.

* Cách viết mail tạm ứng theo nhiều đợt: + Đợt 1: ĐNTU lần 1 => phải có báo giá/hợp đồng (có chữ ký 2 bên) + Đợt 2: ĐNTU lần 2 => phải nêu lý do tạm ứng lần 2 bằng cách cập nhật tình trạng hoàn thành công việc.

+ Đợt... + Đợt cuối: ĐNHU. => thay vì tạm ứng lần cuối rồi mới làm hoàn ứng thì lần cuối cùng sẽ làm hoàn ứng luôn(Số tiền tạm ứng: tổng 2 lần tạm ứng 1+2, tổng chi: tổng 1+2+3, hoàn ứng: hoàn ứng số tiền tiêu quá tạm ứng)