13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
Thông tin chung
Qui trình này quy định, hướng dẫn các bước kiểm kê Tài sản của công ty nhằm xác định tính có thực và chính xác số lượng vào thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.
Là cơ sở để xử lý các vi phạm hoặc sai sót (nếu có) của CBCNV khi thực hiện công việc kiểm đếm, tập hợp số liệu, giải trình nguyên nhân chênh lệch, báo cáo kết quả kiểm kê tài sản.
Nội dung
Quy trình tổng quan:
1. Thông báo thời gian kiểm kê
Đại diện HO
OD space sẽ gửi mail thông báo thời gian kiểm kê định kỳ hệ thống 1 năm / lần.
20/5 : lên timeline
Dự kiến theo Khu vực
2. Tiến hành kiểm kê tại cơ sở
ASM Nhân sự vận hành cơ sở
Bộ phận kiểm kê của đơn vị, Nhân sự trực tiếp quản lý tài sản tiến hành kiểm kê tài sản Các bước tiến hành kiểm kê:
Chuẩn bị Check list kiểm kê và biên bản bàn giao tòa nhà
Tiến hành kiểm kê số lượng toàn cơ sở / từng phòng - chi chép lại số lượng
Chốt lại số lượng thiết bị đã kiểm kê
Đối chiếu số lượng gốc/ số lượng đã bàn giao
Tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch số lượng (nếu có )
Lập biên bản kiêm kê tài sản / Ký xác nhận giữa các Bộ phận
1 buổi cho 1 cơ sở
Người hỗ trợ: Đại diện HO
3. Tổng hợp số liệu và đối chiếu, lập biểu mẫu kiểm kê
Nhân sự cơ sở
Căn cứ vào kết quả kiểm kê, HO đại diện bộ phận kiểm kê sẽ tiến hành xử lý, tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu giữa bộ phận quản lý (CSL) sử dụng và ASM theo các biểu mẫu phù hợp. Sau khi tổng hợp số liệu, HO sẽ tiến hành đánh giá tình hình sử dụng tài sản, trong đó bao gồm:
Tài sản thừa, thiếu so với kiểm kê.
Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển đến các đơn vị khác.
Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, đã khấu hao hết, sử dụng không đạt hiệu quả, chi phí sửa chữa quá lớn,…
1 buổi cho 1 cơ sở
Người hỗ trợ: Đại diện HO
4. Xử lý số liệu, lập báo cáo kết quả kiểm kê tài sản tại BU
CSL
Số lượng thiết bị chênh lệch với sơ lượng ban đầu: nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm ra nguyên nhân và khắc phục, cải thiện.
Đánh giá thực trạng tình hình sử dụng và quản lý tài sản tại BU
Dựa trên các nguyên nhân, số lượng đã tổng hợp, thực hiện lập các kế hoạch sửa chữa, điều chuyển, nâng cấp, bảo trì tài sản.
Thống kê các loại tài sản cần thanh lý, mua mới.
Lập báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và báo cáo cho HO về kết quả kiểm kê, sau đó HO chuyển báo cáo kết quả quyết định điều hành của BU đến các phòng ban, bộ phận, đơn vị có liên quan.
24h kể từ ngày kiểm kê
Người hỗ trợ: Đại diện HO
5. Nghiệm thu kết quả
ASM
Xác nhận kết quả, hướng xử lý
Ký xác nhận vào biên bản kiểm kê
24h kể từ ngày kiểm kê
6. Nghiệm thu kết quả
Đại diện HO
Ký xác nhận vào biên bản kiểm kê
24h kể từ ngày kiểm kê
Last updated