Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 11 months ago

Thông tin chung

  • Tối ưu chi phí và thời gian xử lý các vấn đề về kỹ thuật.

  • Phối hợp xử lý giữa các bên liên quan khi phát sinh sự cố về kỹ thuật/CSVC cần kiểm tra và sửa chữa tại cơ sở kịp thời.

Kiểm tra kỹ thuật, cơ sở vật chất (CSVC) định kỳ tại cơ sở:

  • CSL/CS: Quản lý cơ sở - cập nhật, theo dõi tiến độ sửa chữa và nghiệm thu

  • Kỹ thuật nội bộ: Kiểm tra / xác nhận / đưa hướng xử lý sửa chữa cơ sở vật chất (CSVC). Thời gian làm việc: 9h đến 18h từ Thứ 2 đến Thứ 7, OFF Chủ nhật.

  • OD Space HO: Theo dõi / Hỗ trợ push tiến độ hoàn thành sửa chữa

  • Project Coordinator (PC): Thẩm định và điều phối nhân sự kỹ thuật

  • Ngày áp dụng: từ ngày 25/10/2023

  • Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

  • Ngày cập nhật mới nhất: 23.10.2023

Nội dung

Quy trình bảo trì tại cơ sở

Bước
PIC
Chi tiết công việc
Timeline
Link

1

PC

Thông báo lịch bảo trì tại cơ sở trước 1 tuần qua group kĩ thuật (tag CSL): Nếu có thay đổi lịch cần chủ động thông báo cho CSL biết trước ít nhất 2 ngày.

2

Kỹ thuật nội bộ CSL

Kỹ thuật thực hiện bảo trì theo đúng lịch đã sắp xếp: CSL phối hợp đi cùng kỹ thuật để đồng kiểm tra các hạng mục hoặc thông báo tới kỹ thuật các hạng mục có dấu hiệu hư hỏng từ trước.

  • Khi có thay đổi lịch cần update trực tiếp trên file.

  • Nếu có thay đổi vào lịch tương lai cần báo trước cho BU ít nhất 01 ngày để CSL sắp xếp công việc.

  • CSL follow theo lịch của kĩ thuật, trong TH CSL quản lý 2 cơ sở không sắp xếp được thời gian, CSL có thể cử CS/Admin có kinh nghiệm thay. (hạn chế)

Theo lịch

3

Kỹ thuật nội bộ CSL

Nếu không có phát sinh hư hỏng hay thay thế:

  • Kỹ thuật cho CSL ký xác nhận phiếu kiểm tra định kỳ.

  • CSL cần kiểm tra kỹ trước khi ký.

Cùng ngày bảo trì

Link phiếu kiểm tra định kỳ

4

Kỹ thuật nội bộ CSL

Nếu có phát sinh hư hỏng và có thể xử lý ngay:

  • Kỹ thuật đề xuất phương án xử lý.

  • Kỹ thuật cho CSL ký xác nhận phiếu kiểm tra định kỳ.

  • Phương án xử lý cần được ghi nhận trong phiếu kiểm tra định kỳ.

Cùng ngày bảo trì

5

CSL

Nếu có phát sinh hư hỏng hoặc thay thế mà không thể xử lý ngay:

  • Chụp lại phiếu kiểm tra có chữ ký 2 bên

  • Gửi email về các nội dung cần sửa chữa/thay thế trong phiếu kiểm tra.

  • Gửi email cho Tuấn Anh, cc chị Thơ, Duyên và team OD space.

+1 ngày so với ngày bảo trì

6

PC

Đưa phương án xử lý, chi phí, thời gian xử lý qua email.

+1 ngày sau khi nhận được email

7

CSL

Theo dõi tiến độ xử lý qua email.

  • Thông tin chung
  • Nội dung
PreviousQuy trình request sửa chữa CSVCNextBảng tham chiếu kĩ thuật
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 2. Quản lý tài sản
  3. 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
  4. 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng

Quy trình Bảo trì tại cơ sở