Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page
  • Thông tin chung
  • Nội dung
  • 1. Quy định sử dụng phòng:
  • 2. Quy định book phòng họp, phòng phỏng vấn
  • 3. Quy trình book phòng làm việc cố định
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 1. Quản lý phòng
  3. 1.1. Quy định sử dụng phòng

2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ

Thông tin chung

  • Hướng dẫn quy trình phối hợp sử dụng phòng giữa team cơ sở và các team nội bộ

Toàn bộ team Nội bộ MindX

  • Áp dụng chính thức: 01/12/2023

Nội dung

1. Quy định sử dụng phòng:

Quy định chung:

  • Sử dụng điện tiết kiệm, ra vào tắt đèn, máy lạnh và các thiết bị điện.

  • Giữ gìn vệ sinh trong phòng, không để rác trong phòng, luôn dọn toàn bộ rác vào cuối ngày làm việc, đặc biệt là giấy, ly cốc nhựa, đồ ăn thừa.

  • Không để tài sản cá nhân có giá trị trong phòng.

  • Không để đồ cồng kềnh trong phòng (trừ các phòng ban đặc thù như Kế toán, Nhân sự). Liên hệ Lễ tân để gửi các đồ cồng kềnh vào kho.

  • Không để chăn mền, gối kê, gấu bông, chiếu ngủ, chén bát, cốc và đồ cá nhân khác ở các góc trong phòng, cần cất gọn gàng vào tủ.

  • Chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo quản tài sản trong phòng.

Lưu ý khi sử dụng phòng share:

  • Cất hết đồ dùng cá nhân được cất gọn gàng vào trong hộc tủ.

  • Không để đồ cá nhân lên mặt bàn, mặt tủ.

  • Khi có nhu cầu sử dụng phòng quá giờ cần trao đổi với Lễ tân để cập nhật thời gian sử dụng phòng hoặc được sắp xếp phòng khác nếu có giờ học. Lễ tân có quyền từ chối xếp phòng nếu đã kín phòng.

2. Quy định book phòng họp, phòng phỏng vấn

Quy định chung:

  • Nếu book phòng nhưng không sử dụng phải báo lại với lễ tân trước ít nhất 30p.

  • Sau khi sử dụng xong, dọn dẹp lại mặt bàn (không để lại bất kì đồ vật cá nhân trong phòng như cốc uống nước, sổ bút,...), tắt toàn bộ thiết bị trong phòng, đóng cửa.

  • Thông báo cho lễ tân nếu sử dụng thời gian ngắn hơn thời gian đã book (để có thể nhường cho các team khác)

  • Thông báo cho lễ tân nếu sử dụng thời gian dài hơn thời gian đã book (được xác nhận thì mới được sử dụng thêm)

Quy trình book phòng meeting, phòng phỏng vấn:

Các bước
Hướng dẫn chi tiết
Thời gian

1. Người cần book

Nhắn tin/call/trao đổi trực tiếp với lễ tân cơ sở về nhu cầu:

  • Muốn đặt phòng bn người?

  • Khung giờ nào, ngày nào?

Trước ít nhất 12h làm việc

2. Lễ tân

Kiểm tra phòng và thông báo

  • Có phòng: Xác nhận đặt phòng cho nội bộ

  • Không có phòng: Đưa ra đề xuất (khung giờ khác còn phòng,...)

  • Nhắn tin/call: chậm nhất 60p kể từ khi nhận thông tin.

  • Trao đổi trực tiếp: tại thời điểm book phòng.

3. Quy trình book phòng làm việc cố định

Các bước
Hướng dẫn chi tiết
Link/Note

1. Trưởng bộ phận

Gửi email cho OM (Ho@mindxspace.com), cc team cơ sở (CSL, ASM) Nội dung email:

  • Bộ phận

  • Mục đích sử dụng

  • Số lượng nhân viên

  • Loại phòng (share, private)

  • Thời gian nhận phòng

2. OM

Kiểm tra và xác nhận nhu cầu

3. CSL

Kiểm tra phòng và báo lại thông tin

  • Có phòng phù hợp: CSL email lại số phòng và thời gian nhận có thể nhận phòng.

  • Hết phòng phù hợp: CSL email thông báo không còn phòng

4. Trưởng bộ phận

Nhận phòng theo quy trình chung nếu còn phòng phù hợp

Previous2.1.4 Phòng họcNext2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)

Last updated 1 year ago

Tổng hợp email của cơ sở