Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 11 months ago

Thông tin chung

  • Cung cấp đồ VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh cho các cơ sở để phục vụ cho hoạt động vận hành

  • Tối ưu chi phí và quá trình order VPP

Nội dung

1. Quy định chung

Tất cả các đồ VPP, đồ dùng vệ sinh đều nhắm mục đích phục vụ cho hoạt động space (hoạt động liên quan tới lớp học sẽ mail request riêng trừ giấy in)

Nguồn cung cấp VPP theo khu vực:

  • HCM và HN: HO cấp VPP

  • Các tỉnh ngoài: Hcns sẽ cấp 3 tháng/ lần (trong quá trình sử dụng nếu thiếu cơ sở sẽ tự mua tại các nhà sách, siêu thị có VAT)

Không dùng quỹ mua VPP để giải quyết vấn đề vượt định mức khi order VPP

  • Trong trường hợp khẩn cấp, đang xài mà hết... cơ sở được phép sử dụng quỹ để mua bổ sung (vẫn làm đúng theo quy định sử dụng quỹ)

  • Nếu chi phí bổ sung VPP cao hơn 500k cần mail xin duyệt chi phí riêng.

2. Quy trình order VPP

2.1. Quy trình order cho các cơ sở khu vực HCM và HN

Nội dung
Hướng dẫn chi tiết
Thời gian

2.2. Quy trình order cho các cơ sở khu vực tỉnh

  • Sau 3 tháng cơ sở liên hệ HCNS (Khu vực miền Bắc: Hạnh HCNS: 0375 301 723, Tiên: 0911 580 587 để order thêm VPP.

  • Nếu VPP thiếu trong quá trình sử dụng cơ sở sẽ đề xuất qua mail.

Lần đầu HCNS sẽ cấp VPP cho cơ sở tỉnh trước ngày khai trương bao gồm các đồ trong

1. HO gửi link order cho cơ sở

  • Link order HCM

  • Link order HN

Ngày 21 hàng tháng

2. Cơ sở order

CS order theo nhu cầu sử dung VPP, đồ dùng vệ sinh của cơ sở và định mức mà OM đưa ra.

  • Định mức VPP (gắn link)

  • Định mức là mức cao nhất cơ sở được order, không cố gắng order những đồ không cần thiết để khớp đúng với số định mức. Tiết kiệm tối đa các chi phí tại cơ sở.

Trong vòng 24h kể từ khi HO gửi link order

3. HO check lại order của cơ sở

  • Cơ sở order hợp lý => duyệt mua

  • Cơ sở order không hợp lý => HO cmt lại số lượng hợp lý.

Ngày 24 hàng tháng

4. OM duyệt

OM chốt danh sách VPP cuối cùng

Ngày 25 hàng tháng

5. HO mua

HO mua và ship về cho cơ sở

Ngày 26-31 hàng tháng

6. Cơ sở nhận VPP

  • Cơ sở nhận VPP, check kiểm tra số lượng khớp với order và ký BBBG.

  • Gửi BBBG lên nhóm tele xác nhận đã nhận đủ VPP

Ngay sau khi nhận được VPP

danh sách mẫu.
  • Thông tin chung
  • Nội dung
PreviousQuy định vận hành đối với Bảo vệNextRequest Vệ sinh máy lạnh
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 3. Quản lý chi phí
  3. 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
  4. 3.1.1. Chi phí định kỳ

Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh