Quy trình - quy định book lao công

Thông tin chung

Mục đích

Đối tượng

Thời gian áp dụng

• Ngày áp dụng: từ ngày 01/12

  - CSL/CS/Admin: Request/theo dõi/quản lý lao công tại cơ sở
  - Quản lý Khu vực (ASM):: Đưa ra phương án quản lý lao công cho cơ sở (nếu cần)
  - OD Space HO: Hỗ trợ cơ sở quản lý lao công
  - OM: Duyệt định mức và request của cơ sở

  - CSL/CS/Admin: Request/theo dõi/quản lý lao công tại cơ sở
  - Quản lý Khu vực (ASM):: Đưa ra phương án quản lý lao công cho cơ sở (nếu cần)
  - OD Space HO: Hỗ trợ cơ sở quản lý lao công
  Toàn bộ các cơ sởToàn bộ các cơ sở "- Hướng dẫn các bước vận hành lao công nhằm đảm bảo thực hiện công việc quản lý lao công diễn ra theo đúng quy trình, quy định Hỗ trợ thực hiện công việc quản lý, giám sát. báo cáo kết quả nhanh và hiệu quả nhất" - OM: Duyệt định mức và request của cơ sở

  /2023

• Ngày cập nhật mới nhất: 30/11/2023

• Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

Nội dung

1. Các hình thức sử dụng lao công

Hình thức	Hình thức hợp tác	Nhiệm vụ trách nhiệm cơ sở	Nhiệm vụ trách nhiệm của OD
Fulltime	- Tự tuyển và quản lý - Lao công có thể ngủ tại cơ sở kiêm nhiệm vụ đóng mở cửa văn phòng. - Làm việc từ 9 tiếng/ ngày, nghỉ 2 ngày/ tháng - Hỗ trợ kê bàn ghế giúp cơ sở	- Chịu trách nhiệm quản lý lao công và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc - Cơ sở có thể deal thời gian với lao công để phù hợp với cơ sở	- Tuyển dụng và đưa lao công về cho cơ sở - Nếu thời gian làm việc của lao công ít/nhiều hơn quy định OD sẽ đưa thông tin tới cơ sở
Parttime	- Tự tuyển và quản lý - Không tính chính xác giờ công, miễn làm sạch đúng theo yêu cầu. (thường 3-4 tiếng/ngày), nghỉ 2 buổi/ tháng - Hỗ trợ kê bàn ghế giúp cơ sở	- Chịu trách nhiệm quản lý lao công và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc - Cơ sở có thể deal thời gian với lao công để phù hợp với cơ sở	- Tuyển dụng và đưa lao công về cho cơ sở - Nếu thời gian làm việc của lao công ít/nhiều hơn quy định OD sẽ đưa thông tin tới cơ sở
Ghép lao công	- Tự tuyển và quản lý - Làm theo giờ, có thể di chuyển 2-3 cơ sở (nhiều nhất 2 cơ sở/ngày) - Lao công làm tối đa 4 cơ sở cùng 1 thời điểm	- Chịu trách nhiệm quản lý lao công và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc - Không được phép tự ý tăng giờ làm việc của lao công vì sẽ ảnh hưởng tới cơ sở khác (nếu có nhu cầu cơ sở request qua mail => Quy trình đề xuất tăng định mức)	- Chịu trách nhiệm tuyển và sắp xếp ghép cơ sở để lao công làm việc: + Đảm bảo về thời gian di chuyển và sức khỏe của lao công + Đảm bảo không ảnh hưởng tới thời gian vệ sinh của cơ sở - Thông báo cho cơ sở những thông tin cần thiết. - Xử lý các vấn đề mâu thuẫn (nếu có) giữa các cơ sở được ghép lao công
Lao công tòa nhà (parttime/ theo giờ)	- Tự tuyển và quản lý - Không tính chính xác giờ công, miễn làm sạch đúng theo yêu cầu. (thường 3-4 tiếng/ngày) hoặc đối với cơ sở nhỏ sẽ deal theo giờ	- Chịu trách nhiệm quản lý lao công và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc - Cơ sở deal thời gian với lao công để phù hợp với cơ sở	Xác nhận và lưu thông tin của lao công
Lao công dịch vụ	- Thuê theo giờ, HO đã có NCC sẵn để book - Thuê đối với cơ sở mới mở chưa có tuyển được lao công	- Cơ sở request nhu cầu qua mail nếu cần - Chịu trách nhiệm quản lý lao công và những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc	Order lao công cho cơ sở theo đúng request của cơ sở đã được OM duyệt

2. Quy trình tuyển và sử dụng lao công

Lưu ý:

• Trong trường hợp chưa tuyển được lao công theo đúng nhu cầu của cơ sở, OD sẽ sắp xếp lao công dịch vụ tạm thời.

• Lao công tòa nhà, cơ sở sẽ tự tìm và deal => thông báo lại thông tin thuê cho HR và OD, còn lại sẽ làm theo quy trình dưới đây.

PIC	Nội dung	Hướng dẫn chi tiết	Timeline	Link
Cơ sở	Cơ sở request khi có nhu cầu	Gửi email cho: OM, cc OD,ASM, Hr - ASM: xác nhận - OD: thẩm định và tuyển dụng - OM: duyệt - Hr: nhận thông tin và tuyển dụng Nội dung email: Phải trình bày rõ được nhu cầu - Thông tin cơ bản: diện tích cơ sở, số lượng học viên, khách space, nội bộ,.... - Request lao công theo hình thức nào (cụ thể bao nhiêu giờ) - Mẫu email request: (thêm sau)	Khi có nhu cầu	Xem "hình thức sử dụng lao công" tại mục 5
ASM	Xác nhận nhu cầu của cơ sở	ASM check lại request của cơ sở: - Hợp lý và chính xác: xác nhận - Không hợp lý hoặc không chính xác: mail lại thông tin chưa đúng/chưa chính xác		Xem "hình thức sử dụng lao công" tại mục 5
OD Space	Thẩm định nhu cầu của cơ sở	Thẩm định lại request của cơ sở đã đúng với các mức định mức chưa - Hợp lý: xác nhận - Không hợp lý: mail lại thông tin chưa hợp lý		Định mức lao công
OM	Duyệt request của cơ sở
HR Sup:OD Space Cơ sở	Tiếp nhận yêu cầu và thực hiện tuyển dụng	Thực hiện tuyển dụng: - HR kết hợp với OD space thực hiện tuyển dụng lao công, Cơ sở hỗ trợ - OD lọc CV và phỏng vấn	15-30 ngày	JD
OD Space	Training	OD training về tác phong, trang phục, tiêu chuẩn vệ sinh cho cơ sở
OD Space	Email thông tin lao công mới tới cơ sở	Sau khi training lao công, OD email cho cơ sở thông tin lao công sắp tới nhận việc: - Thông tin cơ bản của lao công: Họ tên, năm sinh,.... - Hình thức sử dụng lao công: fulltime/parttime/lao công ghép/tòa nhà,.... - Ngày tới nhận việc: - Lưu ý: (nếu có)
Cơ sở Sup:OD Space	Tiếp nhận và hướng dẫn công việc cho lao công	Cơ sở tiếp nhận lao công và hướng dẫn công việc cho lao công: - Dẫn tham quan 1 vòng văn phòng và hướng dẫn về những tiêu chuẩn vệ sinh - Lưu ý những vấn đề tại văn phòng (tùy từng cơ sở) In phiếu kiểm tra hàng ngày để đánh giá chất lượng vệ sinh hàng ngày	Ngày nhận việc đầu tiên	Tiêu chuẩn vệ sinh
Cơ sở	Cơ sở giám sát công việc và quản lý lao công	Giám sát thời gian làm việc, tác phong, và công việc thực hiện của lao công để đảm bảo vệ sinh cho cơ sở theo đúng bảng tiêu chuẩn vệ sinh	Trong quá trình lao công làm việc	Tiêu chuẩn vệ sinh
Cơ sở	Đánh giá và xác nhận	Đánh giá thực trạng tình hình làm việc của lao công và email xác nhận: - TH1: Lao công thực hiện tốt công việc => Cơ sở xác nhận để lao công tiếp tục làm việc qua luồng mail tiếp nhận lao công. - TH2: Lao công không hoàn thành công việc theo yêu cầu nhưng có thể đào tạo thêm => Cơ sở xác nhận để lao công tiếp tục thử việc qua luồng mail tiếp nhận lao công. - TH3: Lao công không hoàn thành công việc/ tác phong ý thức không tốt => Cơ sở xem xét và mail xác nhận dừng hợp tác và yêu cầu tuyển người mới qua luồng mail tiếp nhận lao công.	Sau 03-14 ngày làm việc	Làm form
		- Cơ sở đồng ý tiếp nhận lao công làm việc tại cơ sở: Kết thúc quy trình (Mọi vấn đề cơ sở sẽ chịu trách nhiệm quản lý lao công) - Cơ sở không đồng ý tiếp nhận và muốn tuyển lao công mới => Quay trở lại bước 5

3. Cách book lao công dịch vụ

Bước 1	Cơ sở	Trao đổi về nhu cầu book lao công	Cơ sở liên hệ HO Space trao đổi về nhu cầu lao công: Diện tích cơ sở Số lượng khách space, nội bộ, học viên Cơ sở và HO sẽ thống nhất định mức.
Bước 2	Cơ sở	Mail xin định mức và hình thức sử dụng lao công	Cơ sở mail xin duyệt định mức và hình thức sử dụng lao công với đầy đủ nội dung: Nêu thực trạng của cơ sở (Diện tích cơ sở, Số lượng khách space, nội bộ, học viên,...) Nêu định mức nhu cầu và hình thức dùng lao công phù hợp với cơ sở (rõ lý do)
Bước 3		Duyệt định mức	ASM xác nhận HO thẩm định OM duyệt
Bước 4	HO	Kết nối cơ sở với bên dịch vụ	Cơ sở trao đổi với NCC về nhu cầu vệ sinh theo đúng bảng định mức
Bước 4	Cơ sở	Hướng dẫn lao công	Hướng dẫn lao công về các tiêu chuẩn vệ sinh theo bảng tiêu chuẩn vệ sinh => xem lại quy định vệ sinh mục III. Tiêu chuẩn vận hành cơ sở In phiếu kiểm tra vệ sinh hằng ngày để check chất lượng vệ sinh hằng ngày
Bước 5	Cơ sở	Follow công việc của lao công	Cơ sở note ngày công, follow công việc của lao công để đảm bảo vệ sinh cho cơ sở, khiếu nại nếu có vấn đề.
Bước 6	Cơ sở	Cf công cho lao công	Cf công khi HO gửi bảng công dịch vụ từ Ninja