15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở

Thông tin chung

Mục tiêu

• Giúp cơ sở biết cách theo dõi và kiểm soát giao/nhận chuyển phát nhanh (sau đây gọi là CPN) tại cơ sở

• Tối ưu chi phí trong quá trình sử dụng giao/nhận CPN tại cơ sở

Bộ phận tham gia

Thời gian áp dụng

Quy định chung

1/ BU luôn phải chuẩn bị sẵn Sổ Nhận và Sổ Gửi bản cứng tại quầy lễ tân để sử dụng ngay khi cần

- Template Sổ Nhận

- Template Sổ Gửi

2/ Đầu tháng, Lễ tân kiểm tra số bìa thư đang có tại BU và dự kiến số lượng bìa thư sử dụng trong tháng => nếu thiếu, Lễ tân liên hệ bưu tá phụ trách cung cấp thêm số lượng bìa thư 247 phù hợp

3/ Khi nhận hàng từ Bưu tá hay nhận hàng để gửi đi từ khách hàng, Lê tân cần hỏi kĩ thông tin hàng hóa, KHÔNG NHẬN những hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ hoặc chất cấm, hàng hóa nhà nước cấm

Nội dung

Quy trình nhận CPN từ bưu tá và giao lại cho Người nhận

Bước	PIC	Nội dung	Hướng dẫn chi tiết
1	Bưu tá	Giao bưu kiện/bưu phẩm cho lễ tân.	Thông báo rõ thông tin người nhận và người gửi và liên hệ cho người nhận.
2	Lễ tân	Đại diện nhận bưu kiện/ bưu phẩm	1/ Kiểm tra Nhân sự trực cơ sở tiến hành kiểm tra thông tin: - Tên và sđt người nhận - Địa chỉ - Tên VPA/Tên công ty đối chiếu với danh sách công ty/khách hàng thuê space tại cơ sở. 2/ Chuẩn bị Sổ Nhận - Lễ tân chuẩn bị Sổ Nhận (in ra bản cứng) và yêu cầu Bưu tá ký ghi rõ họ tên
3	Bưu tá	Kiểm tra và ký xác nhận đã giao đúng và đủ bưu kiện/bưu phẩm.	Ký vào Sổ Nhận do Lễ tân cung cấp
4	Lễ tân	Thông báo người nhận ra quầy lễ tân để nhận bưu kiện/bưu phẩm	- Lễ tân liên hệ với Khách hàng/Nhân sự nội bộ MindX/Sale Space để nhận bưu kiện/bưu phẩm - Yêu cầu người nhận ký vào Sổ Nhận xác nhận đã nhận đủ
5	Lễ tân	Lưu trữ thông tin	- Lưu trữ Sổ Nhận bản cứng tại quầy lễ tân - Scan Sổ Nhận và cập nhật vào Folder Drive để trách trường hợp thất lạc bản cứng

Quy trình nhận CPN từ khách hàng và gửi cho bưu tá

Bước	PIC	Nội dung	Hướng dẫn chi tiết
1	Người gửi	Giao bưu kiện/bưu phẩm cho lễ tân	- Người gửi tự đóng gói bưu kiện/bưu phẩm - Người gửi điền đầy đủ thông tin như trên bìa thư 247 và giao cho Lễ tân
2	Lễ tân	Tiếp nhận bưu kiện/bưu phẩm	- Kiểm tra tình trạng đóng gói, thông tin hàng hóa (loại hàng hóa, nguồn gốc, xuất xứ) - Chuẩn bị Sổ Gửi và yêu cầu Người gửi ký xác nhận
3	Người gửi	Kiểm tra thông tin và ký xác nhận	Lễ tân hướng dẫn chi tiết để Người gửi kiểm tra thông tin và ký nhận theo đúng yêu cầu
4	Lễ tân	Thông báo cho bưu tá phụ trách về việc có bưu kiện/bưu phẩm cần ký gửi.	Lễ tân thông báo có bưu kiện/bưu phẩm cần ký gửi cho bưu tá phụ trách thông qua group Zalo chung/số điện thoại => Gồm 2 khung giờ để thông báo đến bưu tá - Từ 11h - 12h: Gom bưu kiện/bưu phẩm của buổi sáng (nếu có) - Từ 16h - 17h: Gom bưu kiện/bưu phẩm của buổi chiều (nếu có).
5	Lễ tân	Giao bưu kiện/bưu phẩm cho bưu tá	Giao và yêu cầu bưu tá ký xác nhận vào Sổ Gửi
6	Lễ tân	Lưu trữ thông tin	- Lưu trữ Sổ Gửi bản cứng tại quầy lễ tân - Scan Sổ Gửi và cập nhật vào Folder Drive để trách trường hợp thất lạc bản cứng