Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 1 year ago

Thông tin chung

  • Giúp cơ sở biết cách theo dõi và kiểm soát giao/nhận chuyển phát nhanh (sau đây gọi là CPN) tại cơ sở

  • Tối ưu chi phí trong quá trình sử dụng giao/nhận CPN tại cơ sở

Ngày 01/12/2023

Quy định chung

1/ BU luôn phải chuẩn bị sẵn Sổ Nhận và Sổ Gửi bản cứng tại quầy lễ tân để sử dụng ngay khi cần

-

-

2/ Đầu tháng, Lễ tân kiểm tra số bìa thư đang có tại BU và dự kiến số lượng bìa thư sử dụng trong tháng => nếu thiếu, Lễ tân liên hệ bưu tá phụ trách cung cấp thêm số lượng bìa thư 247 phù hợp

3/ Khi nhận hàng từ Bưu tá hay nhận hàng để gửi đi từ khách hàng, Lê tân cần hỏi kĩ thông tin hàng hóa, KHÔNG NHẬN những hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ hoặc chất cấm, hàng hóa nhà nước cấm

Nội dung

Quy trình nhận CPN từ bưu tá và giao lại cho Người nhận

Bước
PIC
Nội dung
Hướng dẫn chi tiết

Quy trình nhận CPN từ khách hàng và gửi cho bưu tá

Bước
PIC
Nội dung
Hướng dẫn chi tiết

1

Người gửi

Giao bưu kiện/bưu phẩm cho lễ tân

- Người gửi tự đóng gói bưu kiện/bưu phẩm - Người gửi điền đầy đủ thông tin như trên bìa thư 247 và giao cho Lễ tân

2

Lễ tân

Tiếp nhận bưu kiện/bưu phẩm

- Kiểm tra tình trạng đóng gói, thông tin hàng hóa (loại hàng hóa, nguồn gốc, xuất xứ) - Chuẩn bị Sổ Gửi và yêu cầu Người gửi ký xác nhận

3

Người gửi

Kiểm tra thông tin và ký xác nhận

Lễ tân hướng dẫn chi tiết để Người gửi kiểm tra thông tin và ký nhận theo đúng yêu cầu

4

Lễ tân

Thông báo cho bưu tá phụ trách về việc có bưu kiện/bưu phẩm cần ký gửi.

Lễ tân thông báo có bưu kiện/bưu phẩm cần ký gửi cho bưu tá phụ trách thông qua group Zalo chung/số điện thoại => Gồm 2 khung giờ để thông báo đến bưu tá - Từ 11h - 12h: Gom bưu kiện/bưu phẩm của buổi sáng (nếu có) - Từ 16h - 17h: Gom bưu kiện/bưu phẩm của buổi chiều (nếu có).

5

Lễ tân

Giao bưu kiện/bưu phẩm cho bưu tá

Giao và yêu cầu bưu tá ký xác nhận vào Sổ Gửi

6

Lễ tân

Lưu trữ thông tin

- Lưu trữ Sổ Gửi bản cứng tại quầy lễ tân - Scan Sổ Gửi và cập nhật vào Folder Drive để trách trường hợp thất lạc bản cứng

- CSL/CS/Admin/OPs

Theo dõi và kiểm soát giao/ nhận CPN tại cơ sở.

- Khách hàng Space:

Khách hàng sử dụng tiện ích tại Mindx.

- Nhân sự Mindx

Nhân sự sử dụng tiện ích tại Mindx.

- Bưu tá

Giao/ nhận CPN.

1

Bưu tá

Giao bưu kiện/bưu phẩm cho lễ tân.

Thông báo rõ thông tin người nhận và người gửi và liên hệ cho người nhận.

2

Lễ tân

Đại diện nhận bưu kiện/ bưu phẩm

1/ Kiểm tra

Nhân sự trực cơ sở tiến hành kiểm tra thông tin: - Tên và sđt người nhận - Địa chỉ - Tên VPA/Tên công ty đối chiếu với danh sách công ty/khách hàng thuê space tại cơ sở. 2/ Chuẩn bị Sổ Nhận - Lễ tân chuẩn bị Sổ Nhận (in ra bản cứng) và yêu cầu Bưu tá ký ghi rõ họ tên

3

Bưu tá

Kiểm tra và ký xác nhận đã giao đúng và đủ bưu kiện/bưu phẩm.

Ký vào Sổ Nhận do Lễ tân cung cấp

4

Lễ tân

Thông báo người nhận ra quầy lễ tân để nhận bưu kiện/bưu phẩm

- Lễ tân liên hệ với Khách hàng/Nhân sự nội bộ MindX/Sale Space để nhận bưu kiện/bưu phẩm - Yêu cầu người nhận ký vào Sổ Nhận xác nhận đã nhận đủ

5

Lễ tân

Lưu trữ thông tin

- Lưu trữ Sổ Nhận bản cứng tại quầy lễ tân - Scan Sổ Nhận và cập nhật vào Folder Drive để trách trường hợp thất lạc bản cứng

Template Sổ Nhận
Template Sổ Gửi
Previous10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điệnNext3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 3. Quản lý chi phí
  3. 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
  4. 3.1.1. Chi phí định kỳ

15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở