Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 11 months ago

Thông tin chung

  • Quy trình đảm bảo phối hợp giữa HO và cơ sở

  • Quy định đảm bảo về chất lượng cơ sở vật chất, tối ưu chi phí cơ sở => Tăng trải nghiệm khách hàng

  • HO: quản lý NCC, triển khai theo lịch vệ sinh định kì

  • Cơ sở (CSL): request dịch vụ theo nhu cầu và theo quy định

  • Ngày áp dụng: từ ngày 01/04/2023

  • Ngày cập nhật mới nhất: 24/11/2023

  • Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

Nội dung

1. Quy định chung

  • Vệ sinh vào thời gian không có khách hàng và học viên (tối thứ 2).

  • Định mức vệ sinh: 12 tháng/lần => của các cơ sở

  • Trường hợp đặc biệt cần sớm hơn quy định thì cần gửi email kèm lý do và hình ảnh cho HO để duyệt trước. (Request form kĩ thuật để được kĩ thuật kiểm tra trước khi request email => Xem lại quy trình request kĩ thuật )

2. Quy trình vệ sinh định kì

Các bước
PIC
Hướng dẫn chi tiết
Link/Note

  • Thông tin chung
  • Nội dung

1. HO thông báo và gửi link chốt số lượng điều hòa tại cơ sở

HO

HO sẽ gửi link điền số lượng điều hòa tại cơ sở: Vệ sinh toàn bộ điều hòa tại cơ sở (trừ điều hòa vừa mua)

Khi tới kì vệ sinh

2. Cơ sở điền số lượng điều hòa

Cơ sở

  • Cơ sở phối hợp với HO để điền chính xác số lượng điều hòa âm trầm, điều hòa treo tường

  • Cơ sở trao đổi với HO những vấn đề (nếu có)

Trong 2 ngày

3. HO chốt lịch vệ sinh với NCC và cơ sở

HO/Cơ sở

Cơ sở phối hợp với HO, NCC để chốt lịch vệ sinh phù hợp cho cơ sở đúng các tiêu chí sau:

  • Chọn khung giờ vệ sinh ít ảnh hưởng tới khách hàng

  • Luôn phải thông báo với khách hàng trước khi tiến hành vệ sinh (vệ sinh lúc nào, thời gian bao lâu, ảnh hưởng ra sao) trước ít nhất 3 ngày.

Trong 2 ngày tiếp theo

4. HO tổng hợp chi phí xin duyệt chi

HO

OM check duyệt chi phí

2 ngày

5. Triển khai

Cơ sở

  • HO sẽ thông báo lịch vệ sinh cho team kĩ thuật và cơ sở

  • NCC sẽ tới cơ sở theo đúng lịch hẹn

  • Cơ sở kết hợp với team kĩ thuật giám sát việc thực hiện của NCC (không ảnh hưởng tới khách hàng, khi cần phải xin phép khách hàng vào phòng vệ sinh, không mất mát/hỏng hóc các thiết bị khác, thợ không to tiếng gây ồn,....)

Ngay sau khi được duyệt chi

6. Nghiệm thu

Cơ sở

Nghiệm thu các hạng mục theo hướng dẫn: - Ký nhận BB nghiệm thu - Xác nhận chi phí sạc gas - NCC dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng. Feedback chất lượng cho HO

Ngay khi vệ sinh xong

7. ĐNTT

HO

Làm đề nghị thanh toán

Sau khi nhận đủ chứng từ

Link theo dõi ngày vệ sinh điều hòa
Quy trình request sửa chữa CSVC
PreviousRequest VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinhNextQuy trình - quy định book lao công
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 3. Quản lý chi phí
  3. 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
  4. 3.1.1. Chi phí định kỳ

Request Vệ sinh máy lạnh