4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh

1. Quy định chung việc thu tiền CPN

• Đối với nội bộ: CPN vì mục đích công việc của công ty => không thu tiền

• Đối với nội bộ: CPN vì mục đích cá nhân=> thu tiền

• Đối với khách hàng: => thu tiền

Thu tiền khách hàng cả VAT=> nếu công ty nào cần xuất VAT báo kế toán xuất=> Link yêu cầu xuất hóa đơn

Bước 1: Mở cước CPN tại cơ sở

• Cơ sở khi cần sử dụng dịch vụ CPN, Liên hệ HO trao đổi nhu cầu

• HO sẽ tạo nhóm Zalo với bên CPN

• Cơ sở cung cấp mail nhận bảng kê, hóa đơn => cung cấp mail của cơ sở

• Bên CPN sẽ gửi cho cơ sở một tài khoản để theo dõi đơn

Bước 2: Cơ sở sử dụng dịch vụ CPN

• Khi có thư, cơ sở báo bên CPN qua lấy thư (1 ngày lấy thư 1 lần, thường vào buổi chiều => cơ sở có thể trao đổi trước với bên CPN đối với những đơn gấp)

• Theo dõi đơn trên tài khoản được cấp, note thông tin nếu cần để cuối tháng chốt bảng kê.

Bước 3: NCC CPN gửi bảng kê

Vào ngày 25 hàng tháng bên CPN sẽ gửi bảng kê từ ngày 01-25 tháng đó.

Bước 4: Cơ sở check bảng kê

Cơ sở nhận bảng kê và check:

• Thừa thiếu đơn nào không

• Cước cpn có bị cao bất thường không => làm việc với bên CPN nếu cần

Bước 4.1: Cơ sở liên hệ bên CPN nếu bảng kê có vấn đề

Bước 4.2. NCC CPN gửi hóa đơn

• Khi bảng kê đúng, NCC sẽ dựa vào bảng kê để xuất hóa đơn

• Cơ sở check thông tin hóa đơn

Bước 5: Làm Đề nghị thanh toán

Mail gửi cho Ho space: [e-mail] (người duyệt: OM chị Duyên)

CC (Kế toán: [e-mail]) và các thành viên cơ sở nếu cần.

Chứng từ bao gồm:

• Bảng kê => Lưu ý cơ sở liên hệ với bên CPN để có bảng kê đủ thông tin người gửi Mẫu tương tự (Mục đích phân biệt thư của khách hàng và nội bộ)
• Hóa đơn VAT

Nội dung email:

• Phải thể hiện được: Tổng chi phí chuyển phát nhanh là bao nhiêu? trong đó bao gồm: bao nhiêu tiền nội bộ (Lý do gửi CPN), bao nhiêu tiền khách hàng (tình trạng thu tiền của khách hàng).

• Mẫu nội dung email: