4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ

Đang hoàn thiện, chưa triển khai

1. THÔNG TIN CHUNG

Đối với nội bộ:

• Chính sách phụ cấp gửi xe cho nhân sự MindX=> Xem tại đây

• Thu tiền: Cơ sở không thu tiền của nội bộ

• Thời gian cập nhật danh sách: 28 hàng tháng

Đối với khách hàng:

• Dịch vụ: MindX hỗ trợ làm vé xe cho khách hàng có thu tiền

• Thu tiền: Bằng với số tiền tòa nhà thông báo + VAT

• Thời gian cập nhật danh sách: theo ngày tòa nhà yêu cầu danh sách

=> Lập danh sách vé xe khách hàng và nội bộ theo form sau: form mẫu

2. QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI TÒA NHÀ

Lưu ý: Thường tòa nhà sẽ yêu cầu theo quy trình này, với mỗi cơ sở sẽ có chút thay đổi => cơ sở đọc quy trình và làm việc lại với tòa nhà để cập nhật chính xác nhất.

Bước 1: Lập danh sách

Form danh sách mẫu tách riêng nội bộ và khách hàng nhưng khi gửi cho tòa nhà cơ sở gộp thành 1 và chỉ gửi những thông tin tòa nhà yêu cầu (Họ tên, biển kiểm soát, loại xe) => không gửi thông tin số phòng, lệnh chuyển khoản, mã nhân viên,... và các thông tin nội bộ khác.

Bước 2: Nộp danh sách cho tòa nhà

Nếu tòa nhà yêu cầu lập danh sách có dấu công ty cơ sở nhờ HCNS đóng dấu:

• Khu vực Hà Nội và các tỉnh miền Bắc, miền Trung: Hạnh hcns: [phone]

• Khu vực Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Nam: Tiên hcns: [phone]

3. QUY TRÌNH LÀM ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Bước 1: Trước khi làm ĐNTT

Cơ sở thu tiền của khách hàng + VAT => Khách hàng chuyển tiền trực tiếp vào stk của MindX=> Cơ sở gắn hình ảnh chuyển khoản của khách hàng vào form mẫu

Bước 2: Cơ sở gửi mail cho cho OM, CC ASM, Kế toán, HO, HCNS và nhân sự cơ sở nếu cần.

• Người duyệt mail: OM chị Duyên ([e-mail])

• Người confirm DS khách hàng: ASM => ASM check số lượng khách hàng và chi phí khách hàng đã thanh toán để confirm

• Người confirm DS nội bộ: HCNS: [e-mail]

• Kế toán ([e-mail])

• HO ([e-mail])

Chứng từ bao gồm: bảng kê danh sách theo Mẫu, ĐNTT(nếu tòa nhà xuất hóa đơn trước) ĐNTƯ (nếu tòa nhà xuất hòa đơn sau khi thanh toán)

Nội dung email:

• Phải thể hiện được: Tổng chi phí là bao nhiêu? trong đó bao gồm: bao nhiêu tiền nội bộ, bao nhiêu tiền khách hàng (tình trạng thu tiền của khách hàng).

• Mẫu nội dung email:

  

Bước 3: Sau khi kế toán thanh toán cơ sở báo tòa nhà lấy hóa đơn VAT