Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

1. Mục đích:

* Đối với cơ sở:

  • Trình chiếu bảng lịch book phòng dành cho toàn bộ khách hàng MindX theo ngày.

  • Theo dõi toàn bộ lịch book phòng của cơ sở theo tuần/tháng.

  • Lên kế hoạch cho lịch học/lịch book phòng dự kiến của cơ sở.

* Đối với Sale HO:

  • Check phòng trống để sale khách hàng phòng riêng/khách cá nhân/khách sự kiện.

* Đối với ASM/OM/BOD/INVEST

  • Follow quá trình vận hành của cơ sở.

  • Nắm bắt tình hình hoạt động của cơ sở.

2. Đối tượng:

  • Người thực hiện: Team cơ sở (CSL/CS).

  • Người Follow: ASM/OM/BOD/INVEST.

  • Người hỗ trợ: HO Space.

3. Thời gian áp dụng:

  • Ngày áp dụng: 01/05/2023.

  • Ngày cập nhật mới nhất: 16/04/2023.

  • Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế.

4. Nội dung:

Last updated 11 months ago

Bước
Quy trình
Quy định

Bước 1:

Cơ sở liên hệ HO tạo file Quản lý phòng cho cơ sở

*File quản lý phòng phải do HO là chủ sở hữu của file.

Bước 2:

Cơ sở điền thông tin phòng đã được book lên file để theo dõi

* Quy định điền mã phòng: Khi điền mã phòng cần điền thêm kí hiệu vào phía trước: - Đối với lớp học Kid: điền "K12 + các thông tin cần thiết" (K12+ Mã lớp học + thời gian thực tế). - Đối với lớp học trên 18 tuổi: 18+ + các thông tin cần thiết". - Đối với khách phòng cố định: (Hãy hỏi khách hàng trước để thể hiện sự tôn trọng KH). + Điền tên viết tắt của công ty khách hàng. Ví dụ: MindX + Điền tên khách hàng cá nhân. Ví dụ: Anh/chị.... - Đối với khách book phòng họp: điền BPH + các thông tin cần thiết. - Đối với khách book phòng sự kiện: điền BSK + các thông tin cần thiết. - Đối với lớp học dự kiến: giữ nguyên quy định cũ và thêm "dự kiến" ví dụ: K12 ABC 20:00-22:00 (dự kiến). * Giải thích thêm: - Khách book phòng họp là những khách hàng đang làm việc cố định tại MindX, book phòng để họp trong giờ hành chính và không thu thêm chi phí. - Khách book sự kiện là những khách hàng đang làm việc cố định tại MindX hoặc không, book phòng để sử dụng và có thu thêm phí.

Bước 3:

Trình chiếu: kích đúp chuột để trọn ngày cần trình chiếu

* Định dạng sẵn dữ liệu: Nếu cơ sở làm đúng như quy định ở bước 2, toàn bộ dữ liệu sẽ được định dạng sắn với các tone màu khác nhau: + Lớp Kid: màu xanh nước biển. + Lớp 18+: màu nâu cam. + Khách cố định: màu đen. + Khách book phòng họp: màu tím. + Khách book sự kiện: màu non. * Chuẩn form: Sheet trình chiếu đã được khóa để đảm bảo không sai form, nếu cơ sở cần chỉnh sửa để trình chiếu được cân đối và đẹp hơn=> liên hệ HO (Hạnh) hỗ trợ.

Bước 4:

Tương tác với Sale HO để được sale phòng

* Chủ động liên hệ: Cơ sở chủ động liên hệ với sale HO để request Sale HO sale phòng cho cơ sở nếu có sở còn phòng trống. * Chủ động tương tác: với Sale HO => Đọc Quy định tương tác giữa Sale HO và cơ sở.

  • 1. Mục đích:
  • 2. Đối tượng:
  • 3. Thời gian áp dụng:
  • 4. Nội dung:
Previous1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòngNext Quy trình tương tác sales và vận hành
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 1. Quản lý phòng
  3. 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng

File Quản lý phòng