Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 11 months ago

Thông tin chung:

Quản lý các loại chứng từ giúp cơ sở tối ưu thời gian vận hành

Người chịu trách nhiệm chính quản lý tài liệu: CSL

Người thực hiện theo hướng dẫn CSL: Admin, Cs, OPs

  • Ngày áp dụng: từ ngày 01/12/2023

  • Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

  • Ngày cập nhật mới nhất: 01/12/2023

Nội dung

1. Quy định sử dụng các loại chứng từ

  • Giữ gìn tài liệu cẩn thận, không làm rách, hỏng, mất tài liệu đối với cả bản cứng và bản mềm. Nếu làm mất, hỏng tài liệu: bồi hoàn bằng nguyên giá trị bản mới, chịu phạt theo quy định công ty

  • Đối với những tài liệu quan trọng, bảo mật hoặc mượn ra khỏi phạm vi công ty cần: Gửi email để nghị mượn tài liệu, có sự xác nhận của quản lý trực tiếp và sự đồng ý của bộ phận quản lý tài liệu.

  • Chỉ được phép cho mượn tài liệu trong vòng 1 tháng. Sau thời gian 1 tháng cơ sở phải có trách nhiệm lấy về.

Loại hồ sơ
Bản cứng/ bản mềm
Quy định/sử dụng

Hợp đồng khách hàng XSpace

Biên bản thanh lý hợp đồng

Bản cứng

  • Bản gốc: Chuyển về cho kế toán lưu trữ

  • Bản photo: lưu trữ

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Không tự ý public HĐ cho bất kì ai mà chưa có sự đồng ý của HO.

  • Chỉ team vận hành, kế toán được xem HĐ để thực hiện vận hành đúng theo HĐ cho khách hàng.

  • Tổng hợp và chuyển bản gốc cho kế toán vào 15 hàng tháng

Biên bản bàn giao tài sản cho khách hàng

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Team vận hành cơ sở sử dụng để bảo quản tài sản công ty.

Hồ sơ PCCC

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Hồ sơ PCCC là loại hồ rất khó cấp lại nếu mất, chi phí cấp lại rất cao=> phải bảo quản cần thận.

  • Chỉ dùng và public khi PCCC tới kiểm tra.

Đăng kí kinh doanh cơ sở bản sao

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Sử dụng khi cần.

Phiếu bảo hành cơ sở vật chất

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Sử dụng khi cần bảo hành cơ sở vật chất.

  • Toàn bộ phiếu bảo hành phải được lưu trữ.

Phiếu thu chi

Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: không cần lưu trữ

Đúng theo quy trình quy định viết phiếu thu chi.5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở

Chứng từ thanh toán (Thông báo thu phí, hóa đơn,...)

Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: Cơ sở scan để làm ĐNTT

Sử dụng để làm ĐNTT.

Biên bản bàn giao (NCC)

Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: Cơ sở scan để làm ĐNTT

Sử dụng để làm ĐNTT.

Biên bản bàn giao (nội bộ)

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Sử dụng trong hoạt động vận hành, bảo quản tài sản.

Biên bản sự việc

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Sử dụng trong hoạt động vận hành.

Công văn (tòa nhà)

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Báo cho cấp QL, HO,..

Thông báo thay đổi tới cấp QL,HO,...

Biên bản kiểm kê tài sản

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Thông tin chung:
  • Nội dung
PreviousQuy định quản lý tài liệuNext* Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 4. Quản lý tài liệu, chứng từ

Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở

Chưa hoàn thành, chưa triển khai