Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở

Chưa hoàn thành, chưa triển khai

Thông tin chung:

Mục tiêu

Quản lý các loại chứng từ giúp cơ sở tối ưu thời gian vận hành

Đối tượng

Người chịu trách nhiệm chính quản lý tài liệu: CSL

Người thực hiện theo hướng dẫn CSL: Admin, Cs, OPs

Thời gian áp dụng

• Ngày áp dụng: từ ngày 01/12/2023

• Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế

• Ngày cập nhật mới nhất: 01/12/2023

Nội dung

1. Quy định sử dụng các loại chứng từ

• Giữ gìn tài liệu cẩn thận, không làm rách, hỏng, mất tài liệu đối với cả bản cứng và bản mềm. Nếu làm mất, hỏng tài liệu: bồi hoàn bằng nguyên giá trị bản mới, chịu phạt theo quy định công ty

• Đối với những tài liệu quan trọng, bảo mật hoặc mượn ra khỏi phạm vi công ty cần: Gửi email để nghị mượn tài liệu, có sự xác nhận của quản lý trực tiếp và sự đồng ý của bộ phận quản lý tài liệu.

• Chỉ được phép cho mượn tài liệu trong vòng 1 tháng. Sau thời gian 1 tháng cơ sở phải có trách nhiệm lấy về.

Loại hồ sơ	Bản cứng/ bản mềm	Quy định/sử dụng
Hợp đồng khách hàng XSpace Biên bản thanh lý hợp đồng	Bản cứng Bản gốc: Chuyển về cho kế toán lưu trữ Bản photo: lưu trữ Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Không tự ý public HĐ cho bất kì ai mà chưa có sự đồng ý của HO. Chỉ team vận hành, kế toán được xem HĐ để thực hiện vận hành đúng theo HĐ cho khách hàng. Tổng hợp và chuyển bản gốc cho kế toán vào 15 hàng tháng
Biên bản bàn giao tài sản cho khách hàng	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Team vận hành cơ sở sử dụng để bảo quản tài sản công ty.
Hồ sơ PCCC	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Hồ sơ PCCC là loại hồ rất khó cấp lại nếu mất, chi phí cấp lại rất cao=> phải bảo quản cần thận. Chỉ dùng và public khi PCCC tới kiểm tra.
Đăng kí kinh doanh cơ sở bản sao	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Sử dụng khi cần.
Phiếu bảo hành cơ sở vật chất	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Sử dụng khi cần bảo hành cơ sở vật chất. Toàn bộ phiếu bảo hành phải được lưu trữ.
Phiếu thu chi	Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: không cần lưu trữ	Đúng theo quy trình quy định viết phiếu thu chi.5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
Chứng từ thanh toán (Thông báo thu phí, hóa đơn,...)	Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: Cơ sở scan để làm ĐNTT	Sử dụng để làm ĐNTT.
Biên bản bàn giao (NCC)	Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: Cơ sở scan để làm ĐNTT	Sử dụng để làm ĐNTT.
Biên bản bàn giao (nội bộ)	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Sử dụng trong hoạt động vận hành, bảo quản tài sản.
Biên bản sự việc	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ	Sử dụng trong hoạt động vận hành.
Công văn (tòa nhà)	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Báo cho cấp QL, HO,..	Thông báo thay đổi tới cấp QL,HO,...
Biên bản kiểm kê tài sản	Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ