Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở

Chưa hoàn thành, chưa triển khai

Thông tin chung:

Quản lý các loại chứng từ giúp cơ sở tối ưu thời gian vận hành

Nội dung

1. Quy định sử dụng các loại chứng từ

  • Giữ gìn tài liệu cẩn thận, không làm rách, hỏng, mất tài liệu đối với cả bản cứng và bản mềm. Nếu làm mất, hỏng tài liệu: bồi hoàn bằng nguyên giá trị bản mới, chịu phạt theo quy định công ty

  • Đối với những tài liệu quan trọng, bảo mật hoặc mượn ra khỏi phạm vi công ty cần: Gửi email để nghị mượn tài liệu, có sự xác nhận của quản lý trực tiếp và sự đồng ý của bộ phận quản lý tài liệu.

  • Chỉ được phép cho mượn tài liệu trong vòng 1 tháng. Sau thời gian 1 tháng cơ sở phải có trách nhiệm lấy về.

Loại hồ sơ
Bản cứng/ bản mềm
Quy định/sử dụng

Hợp đồng khách hàng XSpace

Biên bản thanh lý hợp đồng

Bản cứng

  • Bản gốc: Chuyển về cho kế toán lưu trữ

  • Bản photo: lưu trữ

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Không tự ý public HĐ cho bất kì ai mà chưa có sự đồng ý của HO.

  • Chỉ team vận hành, kế toán được xem HĐ để thực hiện vận hành đúng theo HĐ cho khách hàng.

  • Tổng hợp và chuyển bản gốc cho kế toán vào 15 hàng tháng

Biên bản bàn giao tài sản cho khách hàng

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Team vận hành cơ sở sử dụng để bảo quản tài sản công ty.

Hồ sơ PCCC

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Hồ sơ PCCC là loại hồ rất khó cấp lại nếu mất, chi phí cấp lại rất cao=> phải bảo quản cần thận.

  • Chỉ dùng và public khi PCCC tới kiểm tra.

Đăng kí kinh doanh cơ sở bản sao

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Sử dụng khi cần.

Phiếu bảo hành cơ sở vật chất

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

  • Sử dụng khi cần bảo hành cơ sở vật chất.

  • Toàn bộ phiếu bảo hành phải được lưu trữ.

Phiếu thu chi

Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: không cần lưu trữ

Đúng theo quy trình quy định viết phiếu thu chi.5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở

Chứng từ thanh toán (Thông báo thu phí, hóa đơn,...)

Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: Cơ sở scan để làm ĐNTT

Sử dụng để làm ĐNTT.

Biên bản bàn giao (NCC)

Bản cứng: Chuyển về cho kế toán Bản mềm: Cơ sở scan để làm ĐNTT

Sử dụng để làm ĐNTT.

Biên bản bàn giao (nội bộ)

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Sử dụng trong hoạt động vận hành, bảo quản tài sản.

Biên bản sự việc

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Sử dụng trong hoạt động vận hành.

Công văn (tòa nhà)

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở Bản mềm: Báo cho cấp QL, HO,..

Thông báo thay đổi tới cấp QL,HO,...

Biên bản kiểm kê tài sản

Bản cứng: Lưu trữ tại cơ sở

Bản mềm: Cơ sở scan và lưu trữ

Last updated