5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể

Bước 1: Viết mail xin Tạm ứng quỹ cơ sở

• Mail cho Ho space ([e-mail]) CC (Kế toán: [e-mail]) và các thành viên cơ sở nếu cần.

• Đối với cơ sở xin lần đầu => định mức/ lần được quy định tại mục b-2

• Đối với cơ sở xin từ lần 2 trở đi: làm ĐNTT => được hướng dẫn tại bước 4.1

• Mẫu tạm ứng: Link biểu mẫu thanh toán (Lưu ý đối với cơ sở không HO in tạm ứng kí và gửi bản scan cùng với mail xin tạm ứng) làm tương tự theo mẫu

• Tiêu đề mail: "[SPACE HẢI PHÒNG] ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG QUỸ CƠ SỞ NĂM 2023"=> đổi tên cơ sở theo đúng cơ sở của người làm ĐNTƯ

Bước 2: Nhận Quỹ từ kế toán

Bước 3: Request phiếu thu,chi và file thu chi quỹ từ kế toán

• Bước này dành cho cơ sơ xin tạm ứng quỹ cơ sở lần đầu (cơ sở mới) chưa có phiếu thu,chi => xem mẫu phiếu thu,chi tại mục e

• Sau khi kế toán cập nhật đã chi tiền thành công=> mail lại tại luồng mail đó xin sổ quỹ Thu-Chi và file Thu chi quỹ cơ sở. (Liên hệ trực tiếp Xuân: 0964025098 để được xử lý nhanh hơn)

• Request dấu " Đã thu tiền" từ HCNS (Liên hệ Hạnh hcns: 0375 301 723)

Bước 4: Sử dụng quỹ theo quy định

• Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành => xem mục b

• Cách sử dụng sổ Quỹ => được hướng dẫn tại mục e

• Cách sử dụng file thu chi => được hướng dẫn tại mục d

• Quy trình quản lý Quỹ Chi=> được hướng dẫn tại mục c

Bước 4.1. Xin thêm quỹ (khi gần hết)

• Khi còn 200-500k cơ sở có quyền xin thêm quỹ để không bị dán đoạn các khoản chi bằng cách làm ĐNTT các khoản đã chi. => không được để quỹ âm (quỹ âm là sai)

• Lưu ý: mail đề nghị thanh toán vào luồng mail tạm ứng quỹ ban đầu Link mẫu giấy ĐNTT
• Chứng từ ĐNTT bao gồm: hóa đơn hợp lệ của từng khoản chi, giấy ĐNTT, gửi link file thu chi quỹ kèm theo.

Bước 4.2. Xin phiếu thu,chi (khi gần hết)

• mail xin tại 1 luồng mail với tiêu đề "SPACE HẢI PHÒNG - XIN CẤP PHIẾU THU CHI NĂM 2023"

• Khi gần hết phiếu thu,chi cơ sở phải request để không bị gián đoạn ghi các khoản chi và khoản thu cho khách hàng.

• Gửi mail request: kèm chụp lại phiếu thu,chi đã viết gần hết. mail: [e-mail] (liên hệ với Xuân:0964025098 để được xử lý nhanh)

• Kế toán sẽ gửi cho cơ sở sổ quỹ thu/chi + biên bản bàn giao Mẫu biên bản bàn giao
• Khi hết sổ cơ sở gửi cpn cho Xuân + kèm biên bản bàn giao Mẫu biên bản bàn giao

Bước 5: Kiểm kê quỹ cuối tháng

• Mục đích: đối chiều số tiền dư trên file thu chi quỹ tiền mặt cơ sở có khớp với số tiền mặt thực tế tại cơ sở => 2 khoản này khớp tức là kiểm kê thành công => nếu không khớp cơ sở phải giải trình.

• Cách kiểm kê => được hướng dẫn tại mục f