Last updated
Last updated
Đầu ca làm việc
Trong ca làm việc
Cuối ca làm việc
Bước 1
Đi làm đúng giờ
Có mặt sớm 10 - 15 phút để đảm bảo chỉnh chu nhất về trang phục, tác phong trước khi bắt đầu vào ca.
Bước 2
Kiểm tra tình hình vệ sinh cơ sở
- Lễ tân cầm checklist vệ sinh tại đây đi một vòng hết cơ sở kiểm tra tình hình vệ sinh thực tế, chụp hình lại những khu vực chưa sạch sẽ và trao đổi với lao công để cải thiện vào lần dọn dẹp kế tiếp.
- Lễ tân chủ động dọn dẹp tạm thời khu vực chưa sạch sẽ để đảm bảo trải nghiệm cho khách hàng, trong trường hợp quá nghiêm trọng thì liên hệ với CSL để được cấp phương án xử lý
Bước 3
Chuẩn bị không gian làm việc
- Set up đèn, máy lạnh
- Set up bàn ghế, trang thiết bị như ổ cắm, dây HDMI,..
Bước 4
Kiểm tra tình hình văn phòng phẩm
- Trong thời điểm đi một vòng cơ sở để kiểm tra vệ sinh thì lễ tân kiểm tra luôn tình trạng văn phòng phẩm tại nhà vệ sinh, khu pantry. Nếu:
Số lượng đáp ứng được tiêu chuẩn thì thôi
Số lượng không đáp ứng được tiêu chuẩn thì lập tức bổ sung
Bước 5
Kiểm tra cash và phiếu thu
Đếm lại phiếu thu, sổ quỹ và đối chiếu với tiền mặt, đảm bảo tiền mặt đúng với sổ thu, sổ chi và phiếu thu, chi. Nếu thiếu thì yêu cầu lễ tân ca trước xử lý
Bước 6
Kiểm tra danh sách khách hàng
- Kiểm tra và nắm bắt danh sách, thời gian và vị trí ngồi của khách hàng để chuẩn bị tốt nhất.
- Trao đổi với bảo vệ về những vấn đề nổi trội diễn ra trong ngày (như có sự kiện/ khách hàng quan trọng/ vấn đề vệ sinh, vấn đề phục vụ khách hàng,....) để bảo vệ chuẩn bị tinh thần, sắp xếp bãi xe gọn gàng
Bước 1
Theo dõi khách hàng ra vào cơ sở
- Đứng lên chào hỏi khi có khách vào cơ sở
- Kiểm tra các phòng đảm bảo khách tắt máy lạnh sau khi sử dụng phòng và rời khỏi cơ sở
Bước 2
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu từ khách hàng
- Thu tiền mặt, viết phiếu thu cho khách hàng khi có khách hàng thanh toán chi phí dịch vụ, học phó
- In ấn cho khách hàng
- Tiếp nhận đơn chuyển phát nhanh
- Đăng ký vé xe cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu)
- Xử lý các vấn đề khác khi khách hàng yêu cầu như set up phòng họp, yêu cầu bổ sung ổ cắm điện,...
Bước 3
Kiểm tra tình hình văn phòng phẩm
Kiểm tra văn phòng phẩm với tần suất 2 giờ/1 lần kể từ lần kiểm tra đầu ca. Đảm bảo cứ 2 giờ/1 lần văn phòng phẩm được bổ sung
Bước 4
Xử lý các vấn đề phát sinh
- Chủ động đưa ra phương án xử lý cho những vấn đề nằm trong quyền hạn và trong khả năng của bản thân
- Lập tức gọi ngay cho quản lý khi xảy ra những vấn đề nghiêm trọng, cấp bách
Bước 1
Kiểm tra tiền mặt, phiếu thu
Đếm lại phiếu thu, sổ quỹ và đối chiếu với tiền mặt, đảm bảo tiền mặt đúng với sổ thu, sổ chi và phiếu thu, chi
Bước 2
Bàn giao ca cho lễ tân ca kế tiếp
- Bàn giao tiền mặt, phiếu thu cho lễ tân ca kế tiếp
- Bàn giao các vấn đề liên quan đến khách hàng đang xử lý dang dở
Lưu ý: nếu ca kế tiếp là sau 13g00, tức là 2 lễ tân không thể gặp nhau để bàn giao thì lễ tân ca trước chụp hình tiền mặt và soạn tin nhắn các vấn đề liên quan đến khách hàng mà đang xử lý dang dở và gửi cho lễ tân sau.
Bước 3
Kiểm tra cuối ngày (nếu là ca cuối)
- Đi một vòng cơ sở kiểm tra tình hình vệ sinh, CSVC toàn bộ cơ sở và đảm bảo không còn ai trong cơ sở.
- Tắt toàn bộ CB trừ CB camera, biển hiệu và CB tổng. Check đèn bảng hiệu xem có bị đứt bóng hay hư hỏng gì không sau đó đóng cửa và ra về.