Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 10 months ago

Thông tin chung

  • Tất cả khách được tiếp nhận và chăm sóc ngay sau khi thanh toán phí thuê space

  • Khách hàng nội bộ và khách hàng cá nhân

  • Tháng 2/2024

  • Sale: bàn giao khách hàng

  • Vận hành: tiếp nhận khách hàng

  • ASM: giám sát hướng dẫn

  • HO: Triển khai, hướng dẫn và giám sát

Điều kiện và quy định

- Khách hàng đã thanh toán chi phí (100% hoặc một phần)

2.1.1. Bàn giao khách hàng

Bước
Mô tả chi tiết
Timeline

2.1.2. Tiếp nhận khách hàng

Bước
Mô tả chi tiết
Timeline

Bước 1

Sale check tình hình sử dụng phòng thực tế tại cơ sở:

  1. Sale sử dụng file Quản lý để kiểm tra thông tin phòng trống.

  2. Sale tương tác thường xuyên với cơ sở tránh xảy ra những tình huống ngoài ý muốn như bán nhầm phòng đã được sử dụng.

Bước 2

Sale tiến hành tư vấn phòng và hẹn khách đến cơ sở để tham quan.

*Lưu ý: Trường hợp sale cần vận hành hỗ trợ đón và đưa khách đi tham quan thì cần phải liên hệ trước với CSL và phải được sự đồng ý của CSL.

Ít nhất trước 8 giờ trong ngày và 12 giờ cho ngày kế tiếp.

Bước 3

Trong thời gian thương lượng để chốt, sale tiến hành book phòng 7 ngày để giữ phòng theo quy trình book phòng.

Trước ngày cần dùng 3 ngày.

Bước 4

Sale gửi mail xác nhận cho khách và cc CSL, HO theo Template mail có sẵn:

  1. Khách thuê phòng private, phòng share, phòng học hàng tuần, khách hàng có nhân dùng template

  2. Khách thuê sảnh open làm sự kiện, thuê phòng làm sự kiện (chỉ thuế ngắn hạn 1-2 buổi) dùng template

Ít nhất trước 3 ngày khách hàng nhận phòng.

*Lưu ý: Trong trường hợp gấp, không đảm bảo thời hạn 3 ngày thì sale cần liên hệ với CSL để xin hỗ trợ sớm cho khách và phải được CSL đồng ý

Bước 5

Sale bắt buộc phải điền thông tin khách hàng vào file Quản lý khách hàng space theo cơ sở

Ngay sau khi ký hợp đồng với khách hàng.

Bước 1

CSL check lại thông tin qua luồng mail sale bàn giao: - Nếu có nhầm lẫn về thông tin liên hệ (gọi/nhắn tin) lại ngay cho sale để xử lý.

- Nếu thông tin chính xác thì qua bước 2

Chậm nhất 4 giờ sau khi nhận được mail bàn giao.

Bước 2

CSL phản hồi lại mail của sale để xác nhận thông tin

Mẫu email xác nhận:

Dear công ty/team

cc: Sale, contact cơ sở, HO,

Tôi là:........................- Quản lý vận hành chi nhánh…… sẽ hỗ trợ Công ty/team các vấn đề về vận hành tại chi nhánh ..... trong suốt quá trình làm việc của Anh/Chị.

Tôi xác nhận đã nhận được thông tin và chuẩn bị đẩy đủ trước khi anh/chị tới nhận phòng.

Tôi xin phép kết bạn Zalo anh/chị theo số điện thoại (số của khách hàng) để hỗ trợ anh/chị trong thời gian sắp tới.

Trân trọng cảm ơn!

Chậm nhất 4 giờ sau khi nhận được mail bàn giao.

Bước 3

Điền thông tin vào file Using space của cơ sở

Ngay sau khi nhận bàn giao

Bước 4

Điền thông tin vào file Quản lý phòng của cơ sở

  • BU điền đủ thông tin trong file Quản lý phòng đầy đủ trong 3 tháng liền kề tiếp theo. VD: tháng 1 thì BU điền thông tin tháng 2-3-4, tháng 2 BU cần điền đủ thông tin khách tháng 3-4-5.

  • BU cần điền đủ thông tin đối với khách hàng nội bộ, lớp học, khách hàng cá nhân.

  • BU cập nhật liên tục thông tin trạng thái thanh toán.

Ngay sau khi nhận bàn giao

Bước 5

CSL/Admin/CS thực hiện Greating call với khách hàng với nội dung:

- Giới thiệu bản thân

- Xác nhận lại thông tin cơ bản: ngày, giờ nhận văn phòng và số lượng nhân sự

- Xác nhận lại với khách xem khách hàng có yêu cầu gì đặt biệt liên quan đến cách bố trí phòng hay không.

- Cho khách thông tin liên hệ khi khách cần hỗ trợ.

Kịch bản chi tiết TẠI ĐÂY **Lưu ý:

- BU thực hiện tương tự đối với khách hàng nội bộ.

Trước ít nhất 2 ngày khách hàng nhận phòng.

Previous2. Quy trình dịch vụ khách hàngNext2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
  1. II. Quy định vận hành
  2. 2. Quy trình dịch vụ khách hàng

2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng