Quy trình Space MindX
  • 📌Bản tin XSpace
    • 📩Thông báo gần đây
    • 🔑Thông báo cũ
    • 📚Tổng hợp các link / folder
      • 1. Tổng hợp những khoản cần thu tiền của khách
      • 2. Tổng hợp
  • I. Giới thiệu Tổng quan về MindX Startup Space
    • 1. MindX Start-up Space hoạt đông về lĩnh vực gì?
    • 2. Bộ phận vận hành là bộ phận gì?
    • 3. Sản phẩm của MindX Startup Space
      • Gói Văn phòng riêng
      • Gói khách hàng cá nhân
      • Gói Sự kiện
      • Gói Văn phòng đại diện
      • Tiện ích văn phòng
  • II. Quy định vận hành
    • 1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung
      • 1.1 Thời gian làm việc
      • 1.2 Tiêu chuẩn tác phong
      • 1.3. Giao tiếp, ứng xử
    • 2. Quy trình dịch vụ khách hàng
      • 2.1. Quy trình bàn giao và tiếp nhận khách hàng
      • 2.2. Quy trình tiếp đón khách hàng mới
      • 2.3. Quy định bàn giao tài sản cho khách hàng
      • 2.4. Quy định dành cho khách hàng
      • 2.5. Thanh lý hợp đồng
    • 3. Check-list công việc hàng ngày của các vị trí
      • 3.1. Check-list công việc dành cho lễ tân
      • 3.2. Check-list công việc dành cho bảo vệ
      • 3.3. Check-list công việc dành cho lao công
  • III. Quy trình vận hành
    • 1. Quản lý phòng
      • 1.1. Quy định sử dụng phòng
        • 2.1. Quy định quản lý phòng khách hàng
          • 2.1.1. Phòng private
          • 2.1.2. Phòng share
          • 2.1.3. KH cá nhân
          • 2.1.4 Phòng học
        • 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ
        • 2.3. Quy định quản lý và sử dụng phòng dorm (ngủ lại qua đêm)
      • 1.2. Quy trình book phòng
      • 1.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý phòng
        • File Quản lý phòng
          • Quy trình tương tác sales và vận hành
          • Cơ chế phạt
    • 2. Quản lý tài sản
      • 2.1. Định mức tài sản
        • Số lượng tài sản
          • 2.1.1. Phòng làm việc/dạy học
          • 2.1.2. Khu vực chung
          • 2.1.3. Khu vực nhà vệ sinh
        • Hướng dẫn sử dụng tài sản
          • Quy định sử dụng tủ lạnh
          • Quy định sử dụng điện
          • Quy định quản lý và trích xuất Camera
          • Quy định Bảo quản Tài sản
        • Vệ sinh tài sản
          • Tiêu chuẩn vệ sinh phòng
          • Tiêu chuẩn vệ sinh không gian chung
          • Tiêu chuẩn vệ sinh NVS
      • 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
        • 2.2.1. Quy định báo cáo tài sản hư hỏng
        • 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
          • Quy trình kiểm kê TÀI SẢN
            • 13.1. Quy trình kiểm kê toàn hệ thống
            • 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở
            • 13.3. Quy trình điều chuyển và thanh lý tài sản
          • Quy trình quản lý kho tại cơ sở
            • 7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩm
            • 7.2. Quy trình xuất/nhập kho
            • 7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
            • 7.4. Quy định thời hạn thực hiện quy trình quản lý kho
        • 2.2.3. Hướng dẫn sử dụng file quản lý tài sản
        • 2.2.4. Hưởng dẫn đề xuất sửa chữa tài sản hư hỏng
          • Quy trình request sửa chữa CSVC
          • Quy trình Bảo trì tại cơ sở
          • Bảng tham chiếu kĩ thuật
        • 2.2.5. Hướng dẫn đề xuất bổ sung tài sản
          • Quy trình Request mua sắm mới
    • 3. Quản lý chi phí
      • 3.1. Các loại chi phí phục vụ vận hành
        • 3.1.1. Chi phí định kỳ
          • Quy định sử dụng trà/cafe/kẹo
          • Quy định sử dụng giấy ăn VP
          • Quy định vận hành đối với Bảo vệ
          • Request VPP,trà/cafe và đồ dùng vệ sinh
          • Request Vệ sinh máy lạnh
          • Quy trình - quy định book lao công
          • Request Vệ sinh thảm
          • Hướng dẫn BU đề xuất tăng định mức
          • 5. Quy định sử dụng và định mức IN ẤN tại cơ sở
          • * Định mức các dịch vụ cố định
          • 5. Quy trình Thu-Chi Quỹ tiền mặt tại cơ sở
            • 5.1. Quỹ Chi - HD quy trình tổng thể
              • a. Nguyên tắc Quản lý Quỹ Thu-Chi
              • b. Bảng phân quyền Duyệt các khoản chi vận hành
              • c. Quy trình Quản lý Qũy Chi
              • d. Hướng dẫn sử dụng file thu chi (sổ quỹ chi)
              • e. Hướng dẫn sử dụng phiếu chi
              • f. Quy trình kiểm kê Quỹ chi cuối tháng
            • 5.2. Quỹ Thu - HD Quy trình tổng thể
              • a. HD sử dụng file thu chi (sổ quỹ thu)
              • b. HD sử dụng phiếu thu
          • 10. Quy trình theo dõi quá trình sử dụng điện
          • 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở
        • 3.1.2. Chi phí phát sinh khi cần thiết
          • Quy trình request ô che mưa/nắng
          • Quy trình - định mức phun thuốc diệt muỗi
        • 3.1.3. Hướng dẫn thực hiện thanh toán chung
          • Quy trình thanh toán
            • ✔️4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp
            • ✔️4.2. Thời gian chi các khoản thanh toán
            • ✔️4.3. Hướng dẫn BU QT thao tác thanh toán trên Bravo
            • ✔️4.3. Yêu cầu đối với các chứng từ
            • ✖️Định nghĩa các quy trình
            • ✖️Yêu cầu khi viết mail đề xuất/đntt/đntư
            • ✖️Hướng dẫn thanh toán các khoản định kỳ
              • 4.4.1. Thanh toán tiền điện - nước
              • 4.4.2. Thanh toán tiền Chuyển phát nhanh
              • 4.4.3. Quy trình xử lý Vé xe cho KH và nội bộ
      • 3.2. Các loại doanh thu tiền mặt
        • Quy trình sử dụng máy pos quẹt thẻ
        • Quy trình IN ẤN và quản lý chi phí IN ẤN tại cơ sở
    • 4. Quản lý tài liệu, chứng từ
      • Quy định quản lý tài liệu
      • Quy định sử dụng các loại chứng từ tại cơ sở
      • * Tổng hợp file in ấn tại cơ sở
      • 12. Quy trình quản lý HỒ SƠ GIẤY TƠ tại cơ sở
    • 5. Hướng dẫn các tình huống phát sinh
      • 6. Quy định thông báo thay đổi thông tin tới khách hàng
      • 9. Quy trình xử lý sự cố
        • 9.1. Quy trình xử lý sự cố mất điện
        • 9.2. Quy trình xử lý sự cố mất Wifi
  • IV. Chăm sóc khách hàng
    • 2. Quy trình xử lý khiếu nại
    • 1.4. Tiêu chuẩn về thời gian và ứng xử khi có khiếu nại
  • V. QUY ĐỊNH SỬ DỤNG 3 FILE SPACE
    • 2. File Using Space
    • 3. File Quản lý chi phí
Powered by GitBook
On this page

Last updated 1 year ago

1. Phân quyền quản lý kho và xét duyệt xuất kho

Phân quyền
Bộ phận

2. Quy trình xuất kho tại cơ sở

Quy trình
PIC
Hướng dẫn chi tiết
Link

3. Quy trình nhập kho tại cơ sở

Quy trình
PIC
Hướng dẫn chi tiết
Link

Người đề xuất

CS/STL

Người xác nhận

CSL

Người quản lý kho cơ sở (QLKCS)

Admin/CSL

1. Đề xuất số lượng cần dùng

Người đề xuất

Gửi email đề nghị số lượng cần dùng của mỗi loại theo ngày/tuần

Template Đề nghị xuất/nhập kho tại cơ sở

2. Xác nhận thông tin qua email

Người xác nhận

Xác nhận thông tin đề nghị xuất kho vào luồng mail đã nhận, như sau:

  • Đồng ý xuất kho: Xác nhận qua luồng mail

  • Đồng ý xuất kho nhưng cần thay đổi thời gian dự kiến: Chủ động liên hệ với người đề nghị để trao đổi và xác nhận thời gian xuất kho phù hợp=> Xác nhận lại qua luồng mail.

  • Không đồng ý: Giải thích lý do qua luồng mail

3. Thông báo đến Người quản lý kho để cơ sở tiến hành thủ tục xuất khó

Người xác nhận

Thông báo loại vật phẩm, số lượng, thông tin người nhận vật phẩm, kênh nhận vật phẩm (trực tiếp, gửi 247), ngày xuất kho dự kiến

4. Xuất vật phẩm theo yêu cầu kèm Biên bản xuất kho

Người quản lý kho cơ sở

  • Bàn giao vật phẩm trực tiếp hoặc qua 247

  • Chuẩn bị 2 tờ biên bản xuất kho, 1 tờ QLKCS giữ lại, 1 tờ ký và gửi kèm theo vật phẩm

Biên bản xuất kho

5. Lưu trữ biên bản xuất kho (bao gồm bản cứng và bản mềm) và số lượng xuất kho

Người quản lý kho cơ sở

Biên bản xuất kho - Bản cứng: lưu trữ tại cơ sở - Bản mềm: yêu cầu người đề xuất ký, tiếp theo scan biên bản và gửi lại, sau đó up vào folder của cơ sở (chưa có folder thì tạo mới) Số lượng xuất kho - Điền vào sheet Xuất kho - Điền vào sheet Danh sách HV nhận Quà demo (chỉ khi phát quà Demo)

Link Folder

1. Đề xuất khi có nhu cầu nhận thêm vật phẩm

Người đề xuất

Gửi email đề nghị

Template Đề nghị xuất/nhập kho tại cơ sở

2. Xác nhận thông tin qua email

Người xác nhận

Xác nhận thông tin đề nghị nhập kho vào luồng mail đã nhận, như sau:

  • Đồng ý nhập kho: Xác nhận qua luồng mail

  • Đồng ý nhập kho nhưng cần thay đổi thời gian dự kiến: Chủ động liên hệ với người đề nghị để trao đổi và xác nhận thời gian nhập kho phù hợp=> Xác nhận lại qua luồng mail.

  • Không đồng ý: Giải thích lý do qua luồng mail

3. Thông báo đến Người quản lý kho cơ sở chuẩn bị nhận vật phẩm

Người xác nhận

Thông báo loại vật phẩm, số lượng, thông tin người bàn giao vật phẩm, kênh nhận vật phẩm (trực tiếp, gửi 247), ngày nhận dự kiến

4. Nhận, kiểm kê và xác nhận số lượng vật phẩm

Người quản lý kho cơ sở

Nhận, kiểm kê, kiểm tra vật phẩm và ký xác nhận biên bản. Nếu vật phẩm có vấn đề thì QLKCS không ký biên bản và lập tức liên hệ với Người xác nhận để có hướng xử lý tiếp theo

5. Lưu trữ biên bản (bao gồm bản cứng và bản mềm) và số lượng nhập kho

Người quản lý kho cơ sở

Biên bản

  • Bản cứng: lưu trữ tại cơ sở

  • Bản mềm: scan biên bản và up vào folder của cơ sở (chưa có folder thì tạo mới)

Số lượng nhập kho

  • Điền vào sheet Nhập kho

Link Folder

Previous7.1. Quy định chung và danh sách vật phẩmNext7.3. Quy trình hoàn kho, chuyển kho và quy trình kiêm kê
  1. III. Quy trình vận hành
  2. 2. Quản lý tài sản
  3. 2.2. Quản lý tình trạng tài sản
  4. 2.2.2. Quy định kiểm kê tài sản
  5. Quy trình quản lý kho tại cơ sở

7.2. Quy trình xuất/nhập kho