5. Quy định xử lý trường hợp nghỉ ngang

Mục tiêu

Quy trình thống nhất về tiếp nhận và xử lý các vấn đề về học viên xin dừng học

Đối tượng áp dụng

Học viên đang theo học tại MindX

Thời gian áp dụng

Tháng 02 năm 2022

Bộ phận tham gia

- CS cơ sở: tiếp nhận và xử lý

- ASM/CTL: nắm thông tin

- Vận hành HO: Triển khai và hướng dẫn cơ sở

Các trường hợp học viên xin nghỉ ngang

- Trường hợp 1: Các trường hợp MindX mất liên lạc với phụ huynh sau khi hết hạn bảo lưu

- Trường hợp 2: Sau khi hết hạn bảo lưu phụ huynh xin ngừng học (bao gồm cả refund)

- Trường hợp 3: Các trường hợp HV đang học và xin ngừng học, không có nhu cầu chuyển nhượng hoặc bảo lưu + Học phí tự động bảo lưu trong 30 ngày + Sau 30 ngày nếu PH không đổi ý thì Học phí tự động hủy

- Trường hợp 4: Các trường hợp đang học, HV đột ngột ngừng học và bị đứt liên lạc với PH

- Trường hợp 5: Học viên xin refund

Quy trình chi tiết

Trường hợp 1: Các trường hợp MindX mất liên lạc với phụ huynh sau khi hết hạn bảo lưu

Xử lý theo4. Quy định bảo lưu và sau bảo lưu

Trường hợp 2: Sau khi hết hạn bảo lưu phụ huynh xin ngừng học (bao gồm cả refund)

Xử lý theo4. Quy định bảo lưu và sau bảo lưu

Trường hợp 3: Các trường hợp HV đang học và xin ngừng học, không có nhu cầu chuyển nhượng hoặc bảo lưu

Bước 1: CS gọi thông báo về việc hủy học phần cho phụ huynh nắm thống tin. Nếu PH không bắt máy thì gọi thêm 2 lần, mỗi lần cách nhau 24h

Bước 2: CS gửi email và nhắn tin báo PH check email (Template: hủy học phần - nghỉ ngang)

Bước 3: CS withdraw học viên khỏi lớp trên LMS và chuyển trạng thái "Nghỉ ngang" trên using Bước 4: Cập nhật HSHV và cập nhật folder lớp học: checkpoint, nhận xét cuối khóa, sản phẩm cuối khóa

Trường hợp 4: Các trường hợp đang học, HV đột ngột ngừng học và bị đứt liên lạc với PH

Bước 1: CS gửi email lần 1 thông báo việc xếp lớp / nhắc HV đi học (Template: mất liên lạc lần 1)

Bước 2: CS tìm cách liên hệ PH trong vòng 15 ngày (điện thoại, SMS, zalo, liên hệ học viên....) Tối thiểu 5 lần liên hệ.

Bước 3: CS gửi email lần 2 cho PH thông báo về việc không liên hệ được trong 15 ngày qua, và nếu sau 15 ngày tiếp mà PH không liên hệ lại với MindX thì học phí sẽ tự động bảo lưu trong 30 ngày tiếp theo. Sau 30 ngày này mà PH vẫn không liên hệ thì học phí tự động hủy (Template: mất liên lạc lần 2)

Bước 4: CS withdraw học viên khỏi lớp trên LMS và chuyển trạng thái "Nghỉ ngang" trên using Bước 5: Cập nhật HSHV và cập nhật folder lớp học: checkpoint, nhận xét cuối khóa, sản phẩm cuối khóa

Trường hợp 5: Học viên xin refund

Bước 1: Xử lý theo 12. Quy trình xin refund

Bước 2: CS withdraw học viên khỏi lớp trên LMS và chuyển trạng thái "Nghỉ ngang" trên using Bước 3: Cập nhật HSHV và cập nhật folder lớp học: checkpoint, nhận xét cuối khóa, sản phẩm cuối khóa