10. Quy định quản lý và bảo quản thiết bị họa cụ Kids Art

1. Mục tiêu

• Tránh thất thoát họa cụ trong quá trình sử dụng.

• Nắm được tình trạng thực tế của họa cụ sau mỗi buổi, khóa học.

1. Bộ phận tham gia

• OD HO: Triển khai quy trình tới cơ sở.

• CM/CSL: Triển khai và giám sát nhân sự thực thi sử dụng và theo dõi quá trình xuất/nhập và bảo quản họa cụ.

• Người quản lý kho cơ sở: Chịu trách nhiệm xuất/nhập và bảo quản họa cụ.

• CS/Admin/Teaching: Chịu trách nhiệm giao/nhận đủ họa cụ.

1. Quy định chung:

• Người quản lý kho cơ sở (QLKCS) là người chịu trách nhiệm đối với tất cả họa cụ.

• Cơ sở sử dụng và phân phát cho học viên và giáo viên theo đúng định mức được quy định.

1. Quy định định mức dụng cụ học tập

4.1. Các loại họa cụ khấu hao

Họa cụ	Đơn vị	Định mức cho HV	Định mức cho GV
Giấy các loại	Tờ	Theo nhu cầu của từng buổi học
Set giấy lụa màu	Set	2	1
Hộp chì màu	Hộp	1	1
Bút màu sáp	Hộp	1	1
Màu sáp dầu	Hộp	1	1
Bộ bút dạ màu	Hộp	1	1
Bút chì 2B	Cây	1	1
Keo	Lọ	1	1
Gôm	Cái	1	1
Kéo	Cái	1	1
Đoạn dây sáp	Cuộn	6	2
Băng keo trong	Cuộn	1	1
Khung Toan	Khung	1	1

4.2. Các loại họa cụ sử dụng chung

Họa cụ	Đơn vị	Định mức cho 1 BU
Súng bắn keo	Cái	2
Keo nhựa	Cái	2
Dụng cụ cắt băng keo	Cái	2
Khay pha màu nước	Cái	3
Bọt biển tròn chuyên dụng vẽ	Cái	3
Bút dạ đen	Set	2
Bộ cọ vẽ acrylic	Bộ	2
Bộ cọ vẽ màu nước Gouache	Bộ	2
Bộ màu Gouache	Hộp	2
Màu Arcrylic	Hộp	2
Bút trắng	Cây	5
Set giấy kính màu	Set	2
Bộ cây lăn màu	Bộ	5
Set vải nỉ đủ màu	Set	1
Đinh ghim 2 chân	Hộp	2
Giấy cuộn to	Cuộn	1
Bộ cọ xốp	Bộ	2
Bảng pha màu	Tờ	5
Cuộn dây lụa	Cuộn	5
Giá vẽ bàn	Cái	5
Bộ thước kẻ	Bộ	5
Miếng trải bảo vệ mặt bàn	Tấm	4

4.3. Quy trình ̣- quy định

Quy trình	Timeline	PIC	Nội dung	Kênh	Hướng dẫn
Giao - nhận họa cụ		HCNS	Gửi họa cụ cần thiết để vận hành lớp học cho BU.	Email	Tiến hành theo Quy trình Luân chuyển kho trong Quy định Xuất - nhập kho. Xem hướng dẫn tại đây mục 3.3
Giao - nhận họa cụ		Người quản lý kho cơ sơ	Nhận và chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty.	Trực tiếp	Tiến hành theo Quy trình Luân chuyển kho trong Quy định Xuất - nhập kho. Xem hướng dẫn tại đây mục 3.3
Giao - nhận họa cụ	Thứ 2 đầu tuần	Người quản lý kho cơ sơ	Người quản lý kho xuất họa cụ 1 tuần/1 lần và không làm xuất kho trên hệ thống.		Họa cụ trong mục 4.1 và 4.2
Giao - nhận họa cụ	Trước buổi học	CS/CSL	CS/CSL luôn kiểm tra, chuẩn bị và bàn giao đúng định mức số lượng họa cụ cho TE/Mentor trước buổi học.	Trực tiếp	Họa cụ trong mục 4.1 và 4.2
Giao - nhận họa cụ	Trước buổi học	TE/Mentor	Người nhận đồng kiểm tra kỹ lưỡng về họa cụ mình nhận được, bao gồm: số lượng họa cụ và tình trạng họa cu	Trực tiếp	Họa cụ trong mục 4.1 và 4.2
Giao - nhận họa cụ	Sau buổi học	TE/Mentor	TE/Mentor luôn kiểm tra, sắp xếp và bàn giao số lượng họa cụ cho CS/CSL sau buổi học	Trực tiếp	Họa cụ trong mục 4.1 và 4.2
Giao - nhận họa cụ	Sau buổi học	CS/CSL	Người nhận đồng kiểm tra kỹ lưỡng về họa cụ mình nhận được, bao gồm: số lượng họa cụ và tình trạng họa cu	Trực tiếp	Họa cụ trong mục 4.1 và 4.2
Bảo quản họa cụ		CS/CSL TE/Mentor	Các bộ phân CS/CSL/TE/Mentor chịu trách nhiệm bảo quản họa cụ. Trong trường hợp họa cụ có dấu hiệu hư hỏng trong quá trình giao nhận thì các bên có nghĩa vụ tìm ra nguyên nhân và xử lý trong giới hạn cho phép.		Họa cụ trong mục 4.1 và 4.2
Báo cáo hư hỏng		CS/CSL	Kiểm tra, báo cáo tình trạng trang thiết bị hư hỏng cho HCNS	Email	Tiến hành theo Quy trình hủy hàng lỗi/hư hỏng trong Quy định Xuất - nhập kho. Xem hướng dẫn tại đây mục 3.4
Bảo quản sản phẩm cuối khóa	Sau mỗi buổi học	CS/CSL	Cần scan/chụp hình sản phẩm bàn cứng để lưu trữ và phòng trong trường hợp học viên làm hư hỏng/ mất sản phẩm bản cứng. Có trách nhiệm thu, bảo quản các sản phẩm bản cứng của học viên sau buổi học để tránh thất thoát.		Các bản scan/hình ảnh sản phẩm bản mềm nên được upload lên drive: Chọn khu vực -> BU -> Folder Kids Art -> Folder Mã lớp. Tên của sản phẩm bản mềm: Tên học viên - ngày học. Trường hợp: Học viên muốn tự giữ sản phẩm + Đối với những trường hợp Phụ huynh/học viên mang sản phẩm bản cứng về nhà, nếu sản phẩm hư hỏng/mất thì MindX không chịu trách nhiệm. + Những trường hợp học sinh làm mất sản phẩm bản cứng, BU cần hỗ trợ gửi bản mềm tác phẩm cho học viên để làm triển lãm bằng PowerPoint. -> + Mỗi học viên cần giữ tối thiểu 5 sản phẩm bản cứng để buổi 13 mang lên cơ sở làm triển lãm offline.
Kiểm kê họa cụ	Cuối tháng	Quản lý kho cơ sở/ CSL	Kiểm kê họa cụ như văn phòng phẩm	Trực tiếp	Tiến hành theo Quy trình Kiểm kê trong Quy định Xuất - nhập kho. Xem hướng dẫn tại đây mục 3.5