4. Quy định bảo lưu và sau bảo lưu

Mục tiêu

Quy trình thống nhất về tiếp nhận và xử lý các vấn đề về bảo lưu khóa học từ PH/HV

Đối tượng áp dụng

Học viên đang theo học tại MindX, gặp một số vấn đề không thể tiếp tục chương trình học hiện tại nhưng không muốn dừng hẳn việc học, MindX có hỗ trợ bảo lưu khóa học.

Thời gian áp dụng

Last update: 03/07/2023

Cập nhật mới: Tháng 06/2024

Bộ phận tham gia

- CS cơ sở: Tiếp nhận/xử lý thông tin

- AM: xác nhận các trường hợp bảo lưu

I. Điều kiện và quy định

1. Thông tin chung

Thông tin	Bảo lưu thường	Bảo lưu vượt hạn
Định nghĩa	Là yêu cầu bảo lưu theo quyền lợi mà học viên được nhận	Là yêu cầu bảo lưu vượt qua quyền lợi mà học viên được nhận
Đối tượng áp dụng	Tất cả học viên K12	- Trường hợp bị bệnh: Giấy khám bênh + Giấy nằm viện - Trường hợp đi du học: Vé máy bay + Giấy gọi nhập học - Trường hợp học sinh cuối cấp: CCCD của học viên/ Xác nhận có dấu mộc của trường nơi học viên đang học

1. Chính sách bảo lưu

Gói đăng ký	Bảo lưu thường		Bảo lưu vượt hạn
	Số lần bảo lưu	Thời gian bảo lưu	Số lần bảo lưu	Thời gian bảo lưu
Gói 4T	1	30 ngày	Không áp dụng
Gói 12T	1	90 ngày	1	Không quá 365 ngày
Gói 24T	2	180 ngày	1	Không quá 365 ngày
Lộ trình bảo trợ 3 năm	3	270 ngày	1	Không quá 365 ngày
Lộ trình bảo trợ 5 năm	3	450 ngày (1 lần bảo lưu không quá 365 ngày)	1	Không quá 365 ngày
Lộ trình bảo trợ 6 năm	3	540 ngày (1 lần bảo lưu không quá 365 ngày)	1	Không quá 365 ngày

1. Lưu ý:

• Không áp dụng bảo lưu vượt hạn cho học viên đăng ký khóa lẻ.

• HV nếu nghỉ ít hơn 30 ngày thì không cần làm bài test trước khi học tiếp.

• HV nếu nghỉ nhiều hơn 30 ngày thì cần làm bài test trước khi học tiếp.

• Mỗi học viên có quyền gia hạn bảo lưu 1 lần tối đa 60 ngày.

II. QUY TRÌNH BẢO LƯU

1. Quy trình bảo lưu: (Bảo lưu thường và bảo lưu vượt hạn cùng chung 1 quy trình bảo lưu)

Bước	PIC	Chi tiết	Thời gian	Ví dụ	Hướng dẫn
Bước 1	CSL/CS	Tiếp nhận thông tin bảo lưu từ PH	Ngày T	VD: PHHV phát sinh nhu cầu bảo lưu vào ngày 01/05/2024. CS tiếp nhận xử lý và tư vấn thời gian bắt đầu bảo lưu là từ ngày 06/05/2024.	Tư vấn cho PH ngày bắt đầu bảo lưu là từ ngày T+5 *Lý do: Các bộ phận liên quan cần 5 ngày làm việc để xử lý nhu cầu bảo lưu của PHHV.
Bước 2	CSL/CS	Gửi request bảo lưu trên LMS	Ngày T+1	VD: PHHV phát sinh nhu cầu bảo lưu vào ngày 01/05/2024. CS tạo phiếu bảo lưu trên LMS muộn nhất trong ngày 02/05/2024.	Hướng dẫn chi tiết: TẠI ĐÂY
Bước 3	AM	Duyệt phiếu bảo lưu trên LMS *LƯU Ý: Thời gian duyệt phiếu bảo lưu BẮT BUỘC TRƯỚC thời gian bắt đầu bảo lưu. Nếu quên duyệt phiếu trước ngày bắt đầu bảo lưu, phiếu bảo lưu sẽ không duyệt được và sẽ bị vô hiệu hóa.	Ngày T+3	VD: PHHV phát sinh nhu cầu bảo lưu vào ngày 01/05/2024. CS tạo phiếu bảo lưu trên LMS ngày 02/05/2024. AM duyệt phiếu muộn nhất ngày 04/05/2024.	Hướng dẫn chi tiết: TẠI ĐÂY
Bước 4	CSL/CS	Gửi thư xác nhận cho học viên/phụ huynh qua email	Ngày T+5	VD: PHHV phát sinh nhu cầu bảo lưu vào ngày 01/05/2024. CS tạo phiếu bảo lưu trên LMS ngày 02/05/2024. AM duyệt phiếu ngày 04/05/2024. CS gửi email xác nhận muộn nhất ngày 06/05/2024	Template mail: XÁC NHẬN BẢO LƯU
Bước 5	CSL/CS	Withdraw học viên trên LMS	Ngày T+5		Cùng ngày với ngày gửi email xác nhận cho PH

1. Quy trình xử lý xếp lớp sau bảo lưu:

Bước 1: BU cho HV làm bài test để đánh giá lại năng lực:

• Nếu HV học tới trước buổi 8 thì làm checkpoint 1

• Các trường hợp còn lại thì làm cả 2 checkpoint 1 và 2

Bước 2: Leader/Teacher fulltime chấm và đánh giá năng lực

Bước 3: CS sắp xếp lớp phù hợp

1. Quy trình xử lý bảo lưu khi học sinh quay lại học sớm hơn quy định:

Bước 1: CS tìm học sinh trên mục Onhold Request

Bước 2: Bấm chọn Suspend để dừng yêu cầu bảo lưu.

Bước 3: CS tiến hành add lớp cho học viên trên hệ thống LMS như bình thường.

1. Xử lý các trường hợp quá hạn bảo lưu

Trường hợp	Quy trình xử lý
Mất liên lạc với phụ huynh sau khi hết hạn bảo lưu	Bước 1: Nếu CS không liên hệ được với PH thì CS gửi email cho PH thông báo về việc không liên hệ được trong 15 ngày qua, và nếu sau 15 ngày tiếp theo mà PH không liên hệ lại với MindX thì học phí sẽ tự động bảo lưu trong 30 ngày tiếp theo. Sau 30 ngày này mà PH vẫn không liên hệ thì học phí tự động hủy (template: Thông báo quá hạn bảo lưu - không liên lạc được) Trong 30 ngày, PH liên hệ xin học lại thì CS tiến hành sắp xếp lớp học cho HV theo quy trình xử lý xếp lớp sau bảo lưu Bước 2: CS chọn mục “Extra bảo lưu" trên phiếu bảo lưu có sẵn của HV và chọn thời gian bảo lưu tương ứng theo email đã thông báo (ở Bước 1). Bước 3: Sau 30 ngày vẫn không liên hệ được với PH, CS tiến hành gửi email thông báo hủy học phần (Template: hủy học phần do quá hạn bảo lưu - không liên lạc được) Bước 4: CS tạo phiếu Nghỉ ngang trên LMS.
PHHV xin gia hạn bảo lưu	Bước 1: Nếu CS liên hệ được và PH chưa xếp được lịch học và muốn bảo lưu thêm thì có thể bảo lưu tối đa 60 ngày, thì CS gửi email xác nhận gia hạn bảo lưu và cc HO. Sau thời hạn này, nếu PH ko xếp được lịch học thì học phí tự động hủy (Template: thông báo gia hạn bảo lưu) Trong 60 ngày, PH liên hệ xin học lại thì CS tiến hành sắp xếp lớp học cho HV theo quy trình xử lý xếp lớp sau bảo lưu Bước 2: CS chọn mục “Extra bảo lưu" trên phiếu bảo lưu có sẵn của HV và chọn thời gian bảo lưu tương ứng theo email đã thông báo (ở Bước 1). Bước 3: Sau 60 ngày HV không quay lại học, CS tiến hành gửi email thông báo hủy học phần (Template: hủy học phần do quá hạn bảo lưu - liên lạc được) Bước 4: CS tạo phiếu Nghỉ ngang trên LMS.
PHHV xin ngừng học (bao gồm cả refund)	Bước 1: Nếu CS liên hệ được và PH chưa xếp được lịch học và PH xin nghỉ ngang thì CXO thông báo HV được gia hạn bảo lưu thêm 60 ngày qua email và cc HO. Sau thời hạn này, nếu PH ko xếp được lịch học thì học phí tự động hủy (Template: thông báo gia hạn bảo lưu) Trong 60 ngày, PH liên hệ xin học lại thì CS tiến hành sắp xếp lớp học cho HV theo quy trình xử lý xếp lớp sau bảo lưu. Bước 2: CS chọn mục “Extra bảo lưu" trên phiếu bảo lưu có sẵn của HV và chọn thời gian bảo lưu tương ứng theo email đã thông báo (ở Bước 1). Bước 3: Sau 60 ngày HV không quay lại học, CS tiến hành gửi email thông báo hủy học phần (Template: hủy học phần do quá hạn bảo lưu - liên lạc được) Bước 4: CS tạo phiếu Nghỉ ngang trên LMS.