11. Quy định sử dụng thiết bị ĐTDĐ

I. Mục tiêu:

- Quản lý danh bạ khách hàng

- Sử dụng cho việc lưu trữ thông tin trao đổi với khách hàng

II. Đối tượng sử dụng

- CSL: Quản lý tài sản và phân công nhân sự sử dụng

- CS: Trực tiếp sử dụng thiết bị theo sự phân công của CSL

Lưu ý: CSL, CS và OPs phải bảo mật thông tin tài khoản Zalo được công ty cung cấp

III. Điều kiện và quy định

1. Điều kiện

- Mỗi BU được cấp 01 điện thoại và 01 sim

2. Quy định bảo quản thiết bị

- CSL chịu trách nhiệm quản lý tài sản và phân công nhân sự sử dụng, bảo quản thiết bị qua đêm

- Nhân sự bảo quản thiết bị qua đêm có trách nhiệm ký biên bản nhận thiết bị vào cuối ca làm việc

- 30 hàng tháng CSL có trách nhiệm gửi báo cáo về tình trạng thiết bị (nguyên vẹn, hư hỏng) về HO thông qua email theo template

- Báo hỏng hoặc mất mát thiết bị: ngay khi thiết bị có tình trạng hư hỏng, không thể tiếp tục sử dụng hoặc mất mát thiết bị, cơ sở lập tức thông báo đến HO thông qua email theo template

2. Quy định lưu trữ thông tin khách hàng

- Lưu thông tin khách hàng vào danh bạ điện thoại

Cú pháp:

• SĐT của phụ huynh: tên phụ huynh - tên học viên (VD: Anh Hải - bố Minh Đăng SA03)

• SĐT của học viên: tên học viên <> mã lớp (có thể chọn bất kỳ mã lớp nào trong các lớp học viên đã học) (VD: Minh Đăng SA03)

- Thông báo đến phụ huynh và học viên về số điện thoại (Hotline) của BU

- Sử dụng tài khoản Zalo được cấp để kết bạn và trao đổi với phụ huynh học viên

Cú pháp:

• Zalo của phụ huynh: tên phụ huynh - tên học viên <> SĐT (VD: Anh Hải - bố Minh Đăng 84123456789)

• Zalo của học viên: tên học viên - mã lớp (có thể chọn bất kỳ mã lớp nào trong các lớp học viên đã học)

- Luôn đồng bộ nội dung tin nhắn giữa Điện thoại và Zalo App trên máy tính

3. Quy định thiết lập nhóm khách hàng và nhóm lớp

4. Đề xuất phân công nhân sự sử dụng thiết bị

- Điều kiện cho phép sử dụng: 1 sim chỉ được tạo 1 tài khoản Zalo, 1 tài khoản Zalo chỉ đăng nhập được 3 thiết bị cùng lúc (bao gồm: điện thoại, App trên máy tính, đăng nhập trên website Zalo)

- Phân công nhân sự trực hotline:

• CS trực hotline

• CSL kiểm tra thường xuyên để bảo đảm không khách hàng nào bị bỏ qua

- Phân công nhân sự trực tài khoản zalo

• CS đăng nhập bằng app trên máy tính

• OPs đăng nhập zalo web

• Cả team cùng sử dụng điện thoại

Lưu ý: Team có thể thay đổi về phân công nhân sự theo cách khác để phù hợp với nội bộ. Người chịu trách nhiệm cao nhất vẫn là CSL

5. Quy định sử dụng thiết bị để gọi ra hoặc thao tác SMS

- Điều kiện cho phép sử dụng: Hàng tháng cơ sở được cấp 100.000vnđ cước trả sau

- Quy định sử dụng cước phí:

• Chỉ sử dụng gọi ra cho các trường hợp gọi nhỡ

• Chỉ sử dụng SMS khi khách hàng yêu cầu cần xác nhận một vấn đề nào đó qua SMS

• Đăng ký mạng di động trong trường hợp cần thiết