VIII. Quy trình xuất, nhập, tồn kho vật phẩm

Mục tiêu

- Giúp cơ sở biết cách theo dõi quá trình sử dụng và quản lý xuất/nhập kho tại cơ sở

- Tránh thất thoát tài sản tại cơ sở

Đối tượng áp dụng

BU thuộc K12

Thời gian áp dụng

Từ ngày 07/11/2023

Bộ phận tham gia

- SO HO: Triển khai quy trình đến BU

- CSL/STL: Triển khai và giám sát nhân sự thực thi Sử dụng và theo dõi quá trình xuất/nhập kho

- CS/Admin/Sale: Thực thi Hỗ trợ/Theo dõi

Phần mềm sử dụng quản lý kho

- Phần mềm sử dụng để quản lý kho: Ecount

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ecount: Link

I. Quy định chung

1. Người chịu trách nhiệm tại mỗi BU:

• Nếu BU có CSL thì CSL là người chịu trách nhiệm cuối cùng về quản lý tồn kho tại BU.

• Nếu BU không có CSL thì CM là người chịu trách nhiệm cuối cùng về quản lý tồn kho tại BU.

• Nếu BU không có cả CSL/CM thì CS/Admin vận hành cơ sở là người chịu trách nhiệm cuối cùng về quản lý tồn kho tại BU.

1. Người quản lý kho: sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý tồn kho, xuất kho, nhập kho.

• CM/CSL/CS/Admin cơ sở có thể trực tiếp phụ trách giữ chìa khóa kho, phụ trách xuất kho

• CM/CSL có thể phân công cho 1 nhân viên phụ trách quản lý kho, giữ chìa khóa và xuất kho. Nhân viên này có thể là Admin hoặc CS.

1. Chỉ sử dụng certification, áo MindX, quà Demo theo đúng mục đích và đúng điều kiện.

2. Các trường hợp cơ sở xuất kho cho bộ phận khác sử dụng không đúng mục đích và không được phê duyệt bởi OM thì cơ sở hoàn toàn chịu trách nhiệm (VD: Cho MKT, HR “mượn” dùng).

3. Nếu số lượng tồn kho không khớp với số lượng xuất, nhập kho thì BU phải giải trình hoặc bồi thường (nếu có thất thoát).

4. Trong trường hợp đã xuất kho nhưng không sử dụng ví lý do HV không đóng thêm Học phí tái tục đúng quy định, HV không tham gia Demo… thì cần phải hoàn kho, không được phép giữ làm tài sản riêng.

II. Danh sách vật phẩm và mục đích sử dụng

1. Quy định sử dụng quà Demo cho HV khối Coding/Robotics

Bàn Phím Chuột Tab chuột Balo MindX Rubik Nón MindX	Phát cho học viên với điều kiện: - Lớp tutor (1:1): tặng 1 bàn phím hoặc balo - Lớp thuần offline/online và Hybrid + Giải nhất: tặng 1 bàn phím hoặc balo + Giải nhì: tặng 1 chuột hoặc rubik + Giải ba: tặng 1 lót chuột hoặc nón

1. Quy định sử dụng quà Demo cho HV khối Art

Vỏ Passport Bút chì MindX Sách “Ước vọng về quốc gia lập trình"	Phát cho học viên với điều kiện: - Lớp tutor (1-1), (1-2), (1-3): tặng 1 Vỏ Passport + sách Ước Vọng cho HV xuất sắc nhất - Lớp thuần offline/online và Hybrid + Giải nhất: tặng 1 Vỏ Passport + sách Ước Vọng + Giải nhì: tặng 1 Vỏ Passport + Bút chì MindX + Giải ba: tặng 1 Vỏ Passport

III. Quy trình xử lý

A. Quy trình chung

1. Phân quyền quản lý xét duyệt kho

Phân quyền	Bộ phận
Người đề xuất	CS/STL/CSL/HCNS
Người xác nhận	CSL/CM/CS/Admin
Người quản lý kho cơ sở	Admin/CS/CSL

2. Quy định xuất kho, nhập kho:

Mục đích xuất kho	Tạo phiếu trên ecount	Danh sách yêu cầu kèm theo	Xác nhận trên ecount	Ký nhận
Xuất cetification và quà demo	Phiếu xuất kho	Danh sách học viên	Không	NV nào nhận thì ký vào phiếu lịch sử xuất kho
Xuất áo MindX cho HV	Phiếu xuất kho	Danh sách học viên	Không	NV nào nhận thì ký vào phiếu lịch sử xuất kho
Xuất quà tặng event cho Sale	Phiếu xuất kho	Tên sự kiện	Không	NV nào nhận thì ký vào phiếu lịch sử xuất kho
Chuyển kho (cho BU khác, cho HC)	Phiếu chuyển kho		Kho nhận vào xác nhận khi đã nhận vật phẩm	Không cần ký nhận

3. Lưu ý:

• Kiểm đếm đầy đủ về số lượng và hiện trạng của vật phẩm trước khi nhập kho, xuất kho.

• Ký nhận đầy đủ để đảm bảo trách nhiệm của các bên.

• Cơ sở nên sử dụng form này, in ra và dán vào 1 góc kho để lưu lịch sử xuất kho và các ký nhận xuất kho.
• Thời hạn cho phép chỉnh sửa phiếu trên Ecount: 7 ngày kể từ ngày phiếu được tạo

• Đối với danh mục hàng hóa là VPP, cơ sở không cần thực hiện xuất kho

B. Quy trình chi tiết

1. Quy trình xuất kho tại cơ sở

2. Quy trình nhập kho tại cơ sở

3. Quy trình luân chuyển kho

5. Quy trình kiểm kê

4. Quy trình hủy vật phẩm