4. Quy định thêm học viên vào lớp đã khai giảng

I. Mục tiêu:

- Thống nhất quy trình làm việc

- Hạn chế bỏ sót học viên

II. Đối tượng áp dụng:

- Học viên thuộc K12

III. Thời gian áp dụng:

- Kể từ 07/11/2023

IV. Thành phần tham gia

- Operation HO: Triển khai quy trình

- TEGL/CSL/STL: Triển khai xuống nhân viên và giám sát thực hiện

- TE/CS/Sale: Thực thi

V. Quy định và điều kiện

1. Quy định thời điểm vào lớp

Đối tượng	Quy định
Học viên chờ được xếp lớp	Cho phép vào lớp khi lớp chỉ mới học được tối đa 2 buổi
Học viên khác	Cho phép vào lớp có cùng hoặc chậm hơn tiến độ của học viên 2 buổi

Lưu ý:

- Học viên chờ được xếp lớp là những học viên chưa học buổi nào trong học phần sắp học, bao gồm: học viên mới, học viên uplevel, học viên chuyển khối, học viên nhận chuyển nhượng

- Học viên khác là những học viên đã hoặc đang học dang dở một học phần tại lớp A sau đó chuyển sang học tiếp tại lớp B, bao gồm: học viên xin chuyển lớp, chuyển cơ sở, học viên hết hạn bảo lưu quay lại học

2. Quy định học bù để vào lớp

Đối tượng	Quy định
Học viên chờ được xếp lớp	- Bắt buộc phải học bù kiến thức - Thời lượng học bù tối đa là 2 giờ đồng hồ
Học viên khác	- Không bắt buộc học bù, BU trao đổi với TE để xác định học viên có cần học bù hay không - Thời lượng học bù tối đa là 2 giờ đồng hồ

Lưu ý: Các trường hợp cần học bù trên 2 giờ đồng hồ, BU cần gửi mail đề xuất đến HO để được duyệt

VI. Quy trình phối hợp liên bộ phận

1. Phân quyền xử lý

Vai trò	Học viên mới của sale	Học viên của CS
Người đề xuất (cho học viên vào lớp)	Sale	CS
Người duyệt	CS	CS
Người xác nhận	TE	TE
Người sắp xếp buổi bù	CS	CS
Người sắp giáo viên dạy bù	TE	TE

2. Quy trình chi tiết

Bước	PIC	Mô tả chi tiết	Thời hạn
1	Người đề xuất	Trao đổi trực tiếp hoặc qua tin nhắn về đề xuất với người duyệt	Trước buổi học tiếp theo của lớp tối thiểu 12 tiếng
2	Người duyệt	Quyết định duyệt hoặc không duyệt cho học viên vào lớp	Ngay trong ngày nhận đề xuất
3	Người duyệt	Gửi thông tin học viên đến đến TE, giáo viên, trợ giảng qua email	Ngay trong ngày nhận đề xuất	mẫu template
4	Người xác nhận	Xác nhận đã nhận thông tin qua luồng mail và trao đổi thêm với người duyệt về học viên (nếu cần)	Ngay trong ngày nhận đề xuất
5	Người sắp xếp buổi bù	Điền form request giáo viên dạy bù	Xử lý linh động	quy trình book giáo viên chi tiết TẠI ĐÂY
6	Người sắp giáo viên dạy bù	Sắp xếp giáo viên dạy bù và điền thông tin vào form responses (form câu trả lời)	Xử lý linh động

Lưu ý:

- Trường hợp Sale gửi đề xuất nhưng CS quản lý lớp không có ca làm việc vào ngày nhận đề xuất thì Sale trao đổi trực tiếp với CSL để CSL tiếp nhận xử lý các bước tiếp theo

- Trường hợp gấp, cần phải cho học viên vào lớp ngay mà không đủ thời gian thực hiện quy trình (VD: tối thứ 6 chốt sale cho học viên vào lớp sáng thứ 7 hoặc sáng chủ nhật chốt sale cho học viên vào lớp tối chủ nhật) thì người đề xuất gọi cho các bộ phận liên quan để trao đổi và “chốt nóng phương án xử lý”, sau đó thực hiện bổ sung thủ tục