3. Quy định tiếp nhận học viên
Mục tiêu: Tất cả học viên được tiếp nhận và chăm sóc ngay sau khi đóng học phí
Đối tượng áp dụng: Học viên mới thuộc K12
Thời gian áp dụng: Ngày: 01/06/2023
Bộ phận tham gia: Vận hành và chăm sóc học viên
Điều kiện và quy định: Học viên mới và đã thanh toán học phí (100% hoặc một phần)
Thông tin và đường dẫn
Hướng dẫn team vận hành cơ sở tiếp nhận học viên
Bước 1: Xem kế hoạch chiêu sinh của cơ sở, khu vực và toàn hệ thống tại Thông tin chiêu sinh và Lịch khai giảng
Bước 2: Kiểm tra hàng ngày để nắm thông tin học viên được bàn giao
Bước 3: Mở lớp theo lịch khai giảng hệ thống:
Trước ngày khai giảng dự kiến 7 ngày: cơ sở thay đổi trạng thái của lớp học trên Thông tin chiêu sinh và Lịch khai giảng để team tư vấn và HO nắm được kế hoạch khai giảng của cơ sở (team vận hành chốt kế hoạch với ASM)
Trước khi request HO mở lớp: cơ sở thay đổi trạng thái lớp học và ghi nhận học viên đã được xếp vào lớp học trên Thông tin chiêu sinh và Lịch khai giảng
Lưu ý: Team vận hành cơ sở có thể tự chủ động thay đổi thông tin học viên trong thẻ Form Responses
Hướng dẫn xử lý các tình huống phát sinh
Tình huống 1: Sale muốn thêm học viên vào lớp học đã khai giảng
Quy định: Học viên sẽ được vào lớp đã khai giảng khi lớp chỉ mới học đến buổi 2
Bước 1
Trao đổi thông tin
STL trao đổi thông tin với CSL bằng hình thức trực tiếp hoặc qua tin nhắn
Bước 2
Thủ tục ghi danh học viên vào lớp
Sale điền Form bàn giao
Sale bên gửi cần gửi email Ghi danh học viên vào lớp đã khai giảng
Bước 3
Sắp xếp cho học viên vào lớp
CS tiến hành sắp xếp học bù và đưa học viên vào lớp theo quy trình hiện có
Tình huống 2: Gửi học viên sang học tại cơ sở khác
Bước 1
Trao đổi thông tin
STL bên gửi trao đổi thông tin với CSL bên nhận bằng hình thức trực tiếp hoặc qua tin nhắn
Bước 2
Chốt thông tin
CSL bên nhận sẽ quyết định nhận hay không nhận học viên
Bước 3
Thủ tục gửi học viên đến cơ sở khác
Sale điền Form bàn giao học viên đến đúng khu vực, cơ sở nhận học viên
STL bên gửi cần gửi email gửi học viên
Bước 4
Xác nhận nhận học viên
Cơ sở nhận học viên xác nhận qua luồng email
Tình huống 3: Ghép lớp Hybrid
Các cơ sở tự trao đổi với nhau để tiến hành ghép Hybrid và cập nhật trạng thái lên sheet Thông tin chiêu sinh và Lịch khai giảng
Last updated
Was this helpful?