# 4. Quy định thêm học viên vào lớp đã khai giảng

#### I. Mục tiêu:

&#x20;\- Thống nhất quy trình làm việc&#x20;

&#x20;\- Hạn chế bỏ sót học viên&#x20;

#### **II. Đối tượng áp dụng**:&#x20;

&#x20;\- Học viên thuộc K12

#### **III. Thời gian áp dụng**:&#x20;

&#x20;\- Kể từ 07/11/2023&#x20;

#### IV. Thành phần tham gia&#x20;

&#x20;\- Operation HO: Triển khai quy trình&#x20;

&#x20;\- TEGL/CSL/STL: Triển khai xuống nhân viên và giám sát thực hiện

&#x20;\- TE/CS/Sale: Thực thi&#x20;

#### V. Quy định và điều kiện&#x20;

&#x20;**1. Quy định thời điểm vào lớp**&#x20;

<table><thead><tr><th width="253">Đối tượng</th><th>Quy định</th></tr></thead><tbody><tr><td>Học viên chờ được xếp lớp</td><td>Cho phép vào lớp khi lớp chỉ mới học được tối đa 2 buổi </td></tr><tr><td>Học viên khác </td><td>Cho phép vào lớp có cùng hoặc chậm hơn tiến độ của học viên 2 buổi </td></tr></tbody></table>

**Lưu ý:**&#x20;

&#x20;\- Học viên chờ được xếp lớp là những học viên chưa học buổi nào trong học phần sắp học, bao gồm: học viên mới, học viên uplevel, học viên chuyển khối, học viên nhận chuyển nhượng

&#x20;\- Học viên khác là những học viên đã hoặc đang học dang dở một học phần tại lớp A sau đó chuyển sang học tiếp tại lớp B, bao gồm: học viên xin chuyển lớp, chuyển cơ sở, học viên hết hạn bảo lưu quay lại học&#x20;

&#x20;**2. Quy định học bù để vào lớp**&#x20;

<table><thead><tr><th width="259">Đối tượng</th><th>Quy định</th></tr></thead><tbody><tr><td>Học viên chờ được xếp lớp</td><td><p>- Bắt buộc phải học bù kiến thức</p><p>- Thời lượng học bù tối đa là 2 giờ đồng hồ </p></td></tr><tr><td>Học viên khác</td><td><p>- Không bắt buộc học bù, BU trao đổi với TE để xác định học viên có cần học bù hay không </p><p>- Thời lượng học bù tối đa là 2 giờ đồng hồ </p></td></tr></tbody></table>

**Lưu ý:** Các trường hợp cần **học bù trên 2 giờ đồng hồ**, BU cần gửi mail đề xuất đến **HO** để được **duyệt**&#x20;

#### VI. Quy trình phối hợp liên bộ phận&#x20;

&#x20;**1. Phân quyền xử lý**

<table><thead><tr><th width="336.3333333333333">Vai trò </th><th>Học viên mới của sale</th><th>Học viên của CS</th></tr></thead><tbody><tr><td>Người đề xuất (cho học viên vào lớp)</td><td>Sale</td><td>CS</td></tr><tr><td>Người duyệt </td><td>CS</td><td>CS</td></tr><tr><td>Người xác nhận</td><td>TE</td><td>TE</td></tr><tr><td>Người sắp xếp buổi bù </td><td>CS</td><td>CS</td></tr><tr><td>Người sắp giáo viên dạy bù</td><td>TE </td><td>TE</td></tr></tbody></table>

&#x20;**2. Quy trình chi tiết**&#x20;

<table><thead><tr><th width="79">Bước </th><th>PIC</th><th width="222">Mô tả chi tiết </th><th width="180">Thời hạn</th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Người đề xuất</td><td>Trao đổi trực tiếp hoặc qua tin nhắn về đề xuất với người duyệt</td><td>Trước buổi học tiếp theo của lớp tối thiểu 12 tiếng </td><td><br></td></tr><tr><td>2</td><td>Người duyệt</td><td>Quyết định duyệt hoặc không duyệt cho học viên vào lớp </td><td>Ngay trong ngày nhận đề xuất </td><td><br></td></tr><tr><td>3</td><td>Người duyệt</td><td>Gửi thông tin học viên đến đến TE, giáo viên, trợ giảng qua email </td><td>Ngay trong ngày nhận đề xuất </td><td><a href="https://docs.google.com/document/d/1vkEJzIdAyIvNTuQvJivu2mMBzwi9vijiMwCCCylPgYE/edit">mẫu template</a> </td></tr><tr><td>4</td><td>Người xác nhận</td><td>Xác nhận đã nhận thông tin qua luồng mail và trao đổi thêm với người duyệt về học viên (nếu cần)</td><td>Ngay trong ngày nhận đề xuất </td><td><br></td></tr><tr><td>5</td><td>Người sắp xếp buổi bù </td><td>Điền form request giáo viên dạy bù </td><td>Xử lý linh động</td><td>quy trình book giáo viên chi tiết <a href="https://cxohok12.gitbook.io/quy-trinh-van-hanh-mindx-k12/v.-huong-dan-van-hanh-lop-hoc/1.-huong-dan-thuc-hien-truoc-khai-giang/chuan-bi-cho-lop-hoc/quy-trinh-request-ho-mo-lop-va-book-giao-vien">TẠI ĐÂY</a></td></tr><tr><td>6</td><td>Người sắp giáo viên dạy bù</td><td>Sắp xếp giáo viên dạy bù và điền thông tin vào form responses (form câu trả lời)</td><td>Xử lý linh động </td><td><br></td></tr></tbody></table>

**Lưu ý:**&#x20;

&#x20;\- Trường hợp Sale gửi đề xuất nhưng CS quản lý lớp không có ca làm việc vào ngày nhận đề xuất thì Sale trao đổi trực tiếp với CSL để CSL tiếp nhận xử lý các bước tiếp theo&#x20;

&#x20;\- Trường hợp gấp, cần phải cho học viên vào lớp ngay mà không đủ thời gian thực hiện quy trình (VD: tối thứ 6 chốt sale cho học viên vào lớp sáng thứ 7 hoặc sáng chủ nhật chốt sale cho học viên vào lớp tối chủ nhật) thì người đề xuất gọi cho các bộ phận liên quan để trao đổi và “chốt nóng phương án xử lý”, sau đó thực hiện bổ sung thủ tục
