# 4.1. Bảng phân quyền xin duyệt chi của các cấp

<mark style="color:blue;">Thông tin chung</mark>

{% tabs %}
{% tab title="Mục đích" %}

* Các bộ phận hướng dẫn mỗi cbnv tại bộ phận mình hiểu được bộ phân quyền,
* Các bộ phận nhận định các hạng mục chi phí nào phát sinh tại bộ phận mình, và giao cho ai là người đề xuất chi phí đó,
* Làm rõ luồng thông tin , hình thức trao đổi khi các nhân viên trong bộ phận có khoản chi phí cần thanh toán, hoặc có nhu cầu chi tiêu mua sắm
  {% endtab %}

{% tab title="Đối tượng" %}

* Sale & Operation
  {% endtab %}

{% tab title="Thời gian áp dụng" %}

* Ngày áp dụng: từ ngày 24/10/2023
* Ngày kết thúc: Có văn bản thay thế
* Ngày cập nhật mới nhất: 20.10.2023
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

## <mark style="color:blue;">Nội dung</mark>

<figure><img src="https://2378750034-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FYNXGzFSBZM4mSPrFAgCY%2Fuploads%2FqooHlSofoPNMXPmESMFX%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=6c72c025-85b1-417e-841e-a2b8860ea3f9" alt=""><figcaption><p><mark style="color:blue;"><strong>Bảng phân quyền duyệt chi bộ phận Sale &#x26; Operation</strong></mark></p></figcaption></figure>

***CSL:** Custormer Service Leader - Quản lý chăm sóc khách hàng/ quản lý vận hành cơ sở*

***ASM:** Area Sale Manager - Quản lý kinh doanh khu vực*

***OM:** Operation Manager - Quản lý vận hành - chị Duyên*

***TDA** - chị Thơ*

### 1. Nguyên tắc phân quyền

<details>

<summary>Nguyên tắc phân quyền nội bộ trong một bộ phận</summary>

1. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm cuối cùng và cao nhất cho mọi nhóm công việc và nghiệp vụ được xét duyệt và triển khai trong bộ phận đó
2. Nguyên tắc phân quyền ở đây áp dụng trong quy mô nội bộ của bộ phận, với cấp duyệt cao nhất là Trưởng bộ phận. Với các nghiệp vụ cần chuyển tiếp sang bộ phận khác hoặc BOD để duyệt/thẩm định, trong nội bộ bộ phận, Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm trước khi chuyển tiếp
3. Trình tự phê duyệt trong nội bộ bộ phận bắt đầu từ nhân sự đề xuất/trình duyệt, chuyển tiếp đến nhân sự thẩm định, sau đó đến nhân sự phê duyệt.

**Lưu ý:**&#x20;

(\*) Toàn bộ các bước trong trình tự phê duyệt (đề xuất, thẩm định, phê duyệt) đều cần được thực hiện qua email/phần mềm phê duyệt của công ty

(\*\*) Trong trường hợp nhân sự phê duyệt không phải là Trưởng bộ phận và xin nghỉ phép/vắng mặt, nhân sự đề xuất có thể trình trực tiếp đến Trưởng bộ phận.

</details>

<details>

<summary>Nguyên tắc trình duyệt chi và làm đề nghị thanh toán (trình BOD và các bộ phận khác thẩm định)</summary>

1. Khi trình duyệt chi với BOD, chỉ có Trưởng bộ phận và một số cá nhân được ủy quyền được phép email trình duyệt, không được để nhân viên của bộ phận mà chưa được ủy quyền email trực tiếp đến BOD

**(\*)** Số lượng cá nhân được ủy quyền làm email trình duyệt tùy thuộc vào số lượng nhân sự của bộ phận đó:

* Với bộ phận có số lượng nhân sự dưới 10 người, chỉ có Trưởng bộ phận mới có quyền email trình duyệt chi với BOD, không có cá nhân được ủy quyền;
* Với bộ phận có số lượng nhân sự trên 10 người và dưới 30 người, Trưởng bộ phận có thể ủy quyền cho tối đa 2 nhân viên khác quyền email trình duyệt chi với BOD;
* Với bộ phận có số lượng nhân sự trên 30 người, Trưởng bộ phận có thể ủy quyền cho tối đa 4 nhân viên khác quyền email trình duyệt chi với BOD;

**(\*)** Trưởng bộ phận cần chủ động làm việc với bộ phận Finance thực hiện ủy quyền cho cấp dưới, cho phép phê duyệt công việc,

**(\*)** Việc ủy quyền chỉ cần được thực hiện một lần, cho đến khi có sự thay đổi về nhân sự được ủy quyền.

2. Khi làm đề nghị thanh toán, Trưởng bộ phận có thể ủy quyền đến Team Lead để làm đề nghị thanh toán, tuy nhiên trên email vẫn cần CC Trưởng bộ phận và xác nhận phê duyệt.

</details>

### 2. Bảng chi tiết duyệt chi các loại chi phí và chứng từ kèm theo

#### 2.1. Người duyệt PM - chị Thơ&#x20;

<table><thead><tr><th width="256.3333333333333">Chi phí</th><th width="176">Thời gian ĐNTT</th><th width="271">Chứng từ yêu cầu</th></tr></thead><tbody><tr><td>Phí quản lý (tòa nhà)</td><td>Theo chủ nhà</td><td>HĐ tài chính, phiếu thu</td></tr><tr><td>Điện</td><td>Theo bên QL điện</td><td>Bảng kê sử dụng, phiếu thu, hoá đơn tài chính</td></tr><tr><td>Nước sinh hoạt</td><td>Theo toà nhà</td><td>Bảng kê sử dụng, phiếu thu, hoá đơn tài chính</td></tr><tr><td>Biển quảng cáo (ngoài trời)</td><td>Theo chủ nhà</td><td>Hoá đơn tài chính</td></tr></tbody></table>

#### 2.2. Người duyệt OM - chị Duyên

<table><thead><tr><th width="206">Chi phí</th><th width="160">Thời gian DNTT</th><th width="436">Chứng từ yêu cầu</th></tr></thead><tbody><tr><td>Wifi, cáp</td><td>Theo chu kì</td><td>Hoá đơn tài chính</td></tr><tr><td>Bảng VPA</td><td></td><td>Bảng báo giá, hợp đồng, hóa đơn, phiếu thu</td></tr><tr><td>Phí để xe</td><td>Ngày 10</td><td>Hoá đơn tài chính, danh sách xe</td></tr><tr><td>Phí bảo vệ</td><td>Ngày 10</td><td>Thông báo thu phí, hóa đơn</td></tr><tr><td>Thuê máy in</td><td>Ngày 10</td><td>Bảng kê, hoá đơn tài chính</td></tr><tr><td>Phí CPN</td><td>Ngày 10</td><td>Bảng kê, hoá đơn tài chính</td></tr><tr><td>Phí tạp vụ</td><td></td><td>Thông báo, Bảng chấm công chi tiết, Hóa đơn</td></tr><tr><td>VPP</td><td>Ngày 3</td><td>Hoá đơn tài chính</td></tr><tr><td>Vệ sinh thảm</td><td>Theo chu kỳ</td><td>Báo giá, hoá đơn tài chính, nghiệm thu</td></tr><tr><td>Vệ sinh máy lạnh</td><td>Theo chu kỳ</td><td>Báo giá, hoá đơn tài chính, nghiệm thu</td></tr><tr><td>Thay mực máy in</td><td>Theo nhu cầu</td><td>hoá đơn tài chính, bảng báo giá, phiếu thu</td></tr><tr><td>Thay lõi nước nóng lạnh</td><td>Theo nhu cầu</td><td>hoá đơn tài chính, bảng báo giá, phiếu thu</td></tr><tr><td>Phí sửa chữa CSVC</td><td>Theo nhu cầu</td><td>hoá đơn tài chính, bảng báo giá, phiếu thu</td></tr><tr><td>Chi phí tổ chức sự kiện</td><td>Theo nhu cầu</td><td>hoá đơn tài chính</td></tr></tbody></table>
