# 15. Quy trình theo dõi giao / nhận chuyển phát nhanh tại cơ sở

#### <mark style="color:blue;">Thông tin chung</mark>

{% tabs %}
{% tab title="Mục tiêu" %}

* Giúp cơ sở biết cách theo dõi và kiểm soát giao/nhận chuyển phát nhanh (sau đây gọi là CPN) tại cơ sở
* Tối ưu chi phí trong quá trình sử dụng giao/nhận CPN tại cơ sở
  {% endtab %}

{% tab title="Bộ phận tham gia" %}

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="241.5">PIC</th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td>- CSL/CS/Admin/OPs</td><td>Theo dõi và kiểm soát giao/ nhận CPN tại cơ sở.</td></tr><tr><td>- Khách hàng Space:</td><td>Khách hàng sử dụng tiện ích tại Mindx.</td></tr><tr><td>- Nhân sự Mindx</td><td>Nhân sự sử dụng tiện ích tại Mindx.</td></tr><tr><td>- Bưu tá</td><td>Giao/ nhận CPN.</td></tr></tbody></table>
{% endtab %}

{% tab title="Thời gian áp dụng" %}
Ngày 01/12/2023
{% endtab %}
{% endtabs %}

#### <mark style="color:blue;">Quy định chung</mark>

1/ BU luôn phải chuẩn bị sẵn Sổ Nhận và Sổ Gửi bản cứng tại quầy lễ tân để sử dụng ngay khi cần

\- [Template Sổ Nhận](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ymZB_4bbNkEdfyHYF7bpWaVHL29UnOgyjtQgHtaOjmE/edit#gid=721627172)

\- [Template Sổ Gửi](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ymZB_4bbNkEdfyHYF7bpWaVHL29UnOgyjtQgHtaOjmE/edit#gid=1309232946)&#x20;

2/ Đầu tháng, Lễ tân kiểm tra số bìa thư đang có tại BU và dự kiến số lượng bìa thư sử dụng trong tháng => nếu thiếu, Lễ tân liên hệ bưu tá phụ trách cung cấp thêm số lượng bìa thư 247 phù hợp

3/ Khi nhận hàng từ Bưu tá hay nhận hàng để gửi đi từ khách hàng, Lê tân cần hỏi kĩ thông tin hàng hóa, <mark style="color:red;">**KHÔNG NHẬN**</mark> những hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ hoặc chất cấm, hàng hóa nhà nước cấm&#x20;

#### <mark style="color:blue;">Nội dung</mark>

#### Quy trình nhận CPN từ bưu tá và giao lại cho Người nhận&#x20;

<table><thead><tr><th width="90">Bước</th><th width="103">PIC</th><th width="157">Nội dung</th><th width="406">Hướng dẫn chi tiết</th></tr></thead><tbody><tr><td> 1</td><td>Bưu tá</td><td>Giao bưu kiện/bưu phẩm cho lễ tân.</td><td>Thông báo rõ thông tin người nhận và người gửi và liên hệ cho người nhận.</td></tr><tr><td> 2</td><td>Lễ tân</td><td>Đại diện nhận bưu kiện/ bưu phẩm </td><td><p><strong>1/ Kiểm tra</strong></p><p>Nhân sự trực cơ sở tiến hành kiểm tra thông tin:<br>- Tên và sđt người nhận<br>- Địa chỉ<br>- Tên VPA/Tên công ty đối chiếu với danh sách công ty/khách hàng thuê space tại cơ sở.<br><strong>2/ Chuẩn bị Sổ Nhận</strong><br>- Lễ tân chuẩn bị Sổ Nhận (in ra bản cứng) và yêu cầu Bưu tá ký ghi rõ họ tên </p></td></tr><tr><td>3</td><td>Bưu tá</td><td>Kiểm tra và ký xác nhận đã giao đúng và đủ bưu kiện/bưu phẩm.</td><td>Ký vào Sổ Nhận do Lễ tân cung cấp </td></tr><tr><td>4</td><td>Lễ tân</td><td>Thông báo người nhận ra quầy lễ tân để nhận bưu kiện/bưu phẩm</td><td>- Lễ tân liên hệ với Khách hàng/Nhân sự nội bộ MindX/Sale Space để nhận bưu kiện/bưu phẩm<br>- Yêu cầu người nhận ký vào Sổ Nhận xác nhận đã nhận đủ </td></tr><tr><td> 5</td><td>Lễ tân</td><td>Lưu trữ thông tin </td><td>- Lưu trữ Sổ Nhận bản cứng tại quầy lễ tân <br>- Scan Sổ Nhận và cập nhật vào Folder Drive để trách trường hợp thất lạc bản cứng </td></tr></tbody></table>

**Quy trình nhận CPN từ khách hàng và gửi cho bưu tá**

<table><thead><tr><th width="79">Bước</th><th width="109">PIC</th><th width="175">Nội dung</th><th width="372">Hướng dẫn chi tiết</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Người gửi </td><td>Giao bưu kiện/bưu phẩm cho lễ tân</td><td>- Người gửi tự đóng gói bưu kiện/bưu phẩm <br>- Người gửi điền đầy đủ thông tin như trên bìa thư 247 và giao cho Lễ tân</td></tr><tr><td>2</td><td>Lễ tân</td><td>Tiếp nhận bưu kiện/bưu phẩm </td><td> - <strong>Kiểm tra</strong> tình trạng đóng gói, thông tin hàng hóa (loại hàng hóa, nguồn gốc, xuất xứ) <br>- <strong>Chuẩn bị Sổ Gửi</strong> và yêu cầu Người gửi ký xác nhận </td></tr><tr><td>3</td><td>Người gửi</td><td>Kiểm tra thông tin và ký xác nhận </td><td>Lễ tân hướng dẫn chi tiết để Người gửi kiểm tra thông tin và ký nhận theo đúng yêu cầu</td></tr><tr><td>4</td><td>Lễ tân</td><td>Thông báo cho bưu tá phụ trách về việc có bưu kiện/bưu phẩm cần ký gửi.</td><td>Lễ tân thông báo có bưu kiện/bưu phẩm cần ký gửi cho bưu tá phụ trách thông qua group Zalo chung/số điện thoại<br>=> Gồm 2 khung giờ để thông báo đến bưu tá<br>- Từ 11h - 12h: Gom bưu kiện/bưu phẩm của buổi sáng (nếu có)<br>- Từ 16h - 17h: Gom bưu kiện/bưu phẩm của buổi chiều (nếu có).</td></tr><tr><td>5</td><td>Lễ tân</td><td>Giao bưu kiện/bưu phẩm cho bưu tá</td><td>Giao và yêu cầu bưu tá ký xác nhận vào <strong>Sổ Gửi</strong></td></tr><tr><td>6</td><td>Lễ tân</td><td>Lưu trữ thông tin</td><td>- Lưu trữ Sổ Gửi bản cứng tại quầy lễ tân <br>- Scan Sổ Gửi và cập nhật vào Folder Drive để trách trường hợp thất lạc bản cứng </td></tr></tbody></table>
