# 13.2. Quy trình kiểm kê tại cơ sở

### <mark style="color:blue;">Thông tin chung</mark>

{% tabs %}
{% tab title="Mục đích" %}

* Quy trình này quy định, hướng dẫn các bước kiểm kê Tài sản của công ty nhằm xác định tính có thực và chính xác số lượng vào thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.
* Là cơ sở để xử lý các vi phạm hoặc sai sót (nếu có) của CBCNV khi thực hiện công việc kiểm đếm, tập hợp số liệu, giải trình nguyên nhân chênh lệch, báo cáo kết quả kiểm kê tài sản.
  {% endtab %}

{% tab title="Đối tượng" %}

* Áp dụng cho toàn công ty. Các đơn vị liên quan phối hợp thực hiện theo quy trình này.
  {% endtab %}

{% tab title="Thời gian áp dụng" %}

* Ngày áp dụng: từ ngày 15/11/2023
* Ngày kết thúc: Có văn ản thay thế
* Ngày cập nhật mới nhất: 14/11/2023
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

### <mark style="color:blue;">Nội dung</mark>

**Quy trình tổng quan:**

<table><thead><tr><th width="177">Các bước</th><th width="495">Hướng dẫn chi tiết</th><th>Link/Note</th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Bước 1: Chuẩn bị Kiểm kê</strong></td><td><p><strong>Thành lập Ban kiểm kê trước mỗi lần kiểm kê.</strong></p><ul><li>Ban kiểm kê gồm ít nhất 3 vị trí: trưởng ban kiểm kê; giám sát kiểm kê và nhân sự kiểm kê các đơn vị quản lý tài sản.</li><li>Trưởng ban kiểm kê: chịu trách nhiệm xuyên suốt trong quá trình chuẩn bị cho đến khi kết thúc kiểm kê, thống nhất số liệu điểu chỉnh (nếu có).</li></ul><p><strong>Lập kế hoạch và thông báo thời gian kiểm kê cho các bộ phận, cá nhân liên quan.</strong></p><ul><li>Phòng kế toán: phân công nhân sự thực hiện chức năng giám sát kiểm kê để đảm bảo tính chính xác và minh bạch khi kiểm kê.</li><li>Tại các cơ sở:<br>+ Sắp xếp, phân loại tài sản gọn gàng, ngăn nắp theo đúng vị trí<br>+ Vệ sinh sạch sẽ khu vực kiểm kê.<br>+ Lập danh mục tài sản hỏng hoặc xuống cấp đề nghị xử lý.</li></ul></td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 2: Tiến hành kiểm kê</strong></td><td><ul><li>Thành lập các tổ kiểm kê đảm bảo nhân sự tham gia kiểm đếm có am hiểu tốt về nhận dạng các loại tài sản. Các tổ kiểm kê chịu trách nhiệm tiến độ thực hiện về tính chính xác của số liệu trong kiểm kê.</li><li>Chuẩn bị số liệu danh mục tài sản tại cơ sở và số lượng đang được theo dõi trên hệ thống để đối chiếu với thực tế kiểm đếm tại cơ sở trong lúc kiểm kê.</li><li>Ghi nhận chính xác số lượng, đơn vị tính của các loại tài sản trong quá trình thực tế kiểm đếm, theo bảng danh mục xuất ra từ hệ thống.</li><li>Với những tài sản thực tế có , nhưng danh mục xuất ra từ hệ thống không có, đội kiểm kê cần ghi tay bổ sung các tài sản này vào biên bản kiểm kê.</li><li>Trưởng ban kiểm kê phải thường xuyên Giám sát công tác kiểm kê của các tổ.</li><li>Biên bản ghi nhận kết quả kiểm kê phải có đầy đủ chữ ký các thành viên trong tổ kiểm kê và gửi ngay cho ban giám sát kiểm kê 01 bản gốc.</li></ul></td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 3: Phát hành Biên bản kiểm kê</strong></td><td><ul><li>Sau khi kiểm kê xong, các Bộ phận quản lý tài sản và phòng kế toán (Thành viên Ban giám sát) có trách nhiệm tổng hợp và đối chiếu số liệu với nhau.</li><li>Trưởng ban kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê thực tế chậm nhất trong vòng 4 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm kê theo biểu mẫu BBKK</li></ul></td><td><a href="https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1MBrt6xnn3qN9tn2eyn0jwhsGp4V8k6KC">Folder quản lý tài sản</a></td></tr><tr><td><strong>Bước 4: So sánh số liệu thực tế với sổ sách</strong></td><td>Phòng kế toán so sánh số liệu kiểm kê (thực tế) với số liệu sổ sách (sổ sách kế toán) để tổng hợp báo cáo kết quả chênh lệch chậm nhất trong vòng 6 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm kê.</td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 5: Báo cáo kết quả</strong></td><td>Trưởng ban kiểm kê báo cáo kết quả kiểm kê lên BOD</td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 6: Giải trình, đề xuất</strong></td><td>Cơ sở và bộ phận quản lý tài sản làm giải trình nguyên nhân sai lệch giữa sổ sách và thực tế, đề xuất các giải pháp khắc phục và đề xuất thay đổi quy trình, bổ sung quy định, điều chỉnh số liệu, đề xuất khen thưởng, kỷ luật….)</td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 7: Kiểm tra</strong></td><td><ul><li>Khi nhận được bản giải trình, đề xuất của cơ sở. Kế toán và TDA kiểm tra đánh giá xác nhận các nguyên nhân giải trình chênh lệch kiểm kê của cơ sở, bổ sung đề xuất (nếu có) trước khi cơ sở trình Ban TGĐ phê duyệt</li><li>Cơ sở gửi lại cho kế toán và TDA bản phê duyệt điều chỉnh kiểm kê chậm nhất trong vòng 8 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm kê.</li></ul></td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 8: Phê chuẩn</strong></td><td>Căn cứ vào giải trình, đề xuất của cơ sở BTGĐ sẽ thực hiện phê duyệt.</td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 9: Cập nhật và điều chỉnh</strong></td><td>Căn cứ vào phê chuẩn của BTGĐ các bộ phận thực hiện cập nhật và điều chỉnh tăng/ giảm tài sản trên sổ</td><td></td></tr><tr><td><strong>Bước 10: Kết thúc, lưu hồ sơ</strong></td><td>Kết thúc và lưu hồ sơ theo quy định</td><td></td></tr></tbody></table>
