# 2.2. Quy định sử dụng phòng dành cho nhân viên nội bộ

### <mark style="color:blue;">Thông tin chung</mark>

{% tabs %}
{% tab title="Mục đích" %}

* Hướng dẫn quy trình phối hợp sử dụng phòng giữa team cơ sở và các team nội bộ

{% endtab %}

{% tab title="Đối tượng" %}
Toàn bộ team Nội bộ MindX
{% endtab %}

{% tab title="Thời gian áp dụng" %}

* Áp dụng chính thức: 01/12/2023
  {% endtab %}
  {% endtabs %}

### <mark style="color:blue;">Nội dung</mark>

### 1. Quy định sử dụng phòng:

**Quy định chung:**

* Sử dụng điện tiết kiệm, ra vào tắt đèn, máy lạnh và các thiết bị điện.
* Giữ gìn vệ sinh trong phòng, không để rác trong phòng, luôn dọn toàn bộ rác vào cuối ngày làm việc, đặc biệt là giấy, ly cốc nhựa, đồ ăn thừa.
* Không để tài sản cá nhân có giá trị trong phòng.
* Không để đồ cồng kềnh trong phòng (trừ các phòng ban đặc thù như Kế toán, Nhân sự). Liên hệ Lễ tân để gửi các đồ cồng kềnh vào kho.
* Không để chăn mền, gối kê, gấu bông, chiếu ngủ, chén bát, cốc và đồ cá nhân khác ở các góc trong phòng, **cần cất gọn gàng vào tủ**.
* Chịu trách nhiệm giữ gìn và bảo quản tài sản trong phòng.

**Lưu ý khi sử dụng phòng share:**&#x20;

* Cất hết đồ dùng cá nhân được cất gọn gàng vào trong hộc tủ.
* Không để đồ cá nhân lên mặt bàn, mặt tủ.&#x20;
* Khi có nhu cầu sử dụng phòng quá giờ cần trao đổi với Lễ tân để cập nhật thời gian sử dụng phòng hoặc được sắp xếp phòng khác nếu có giờ học. Lễ tân có quyền từ chối xếp phòng nếu đã kín phòng.

### 2. Quy định book phòng họp, phòng phỏng vấn

**Quy định chung:**&#x20;

* Nếu **book phòng nhưng không sử dụng** phải báo lại với lễ tân trước **ít nhất 30p**.
* Sau khi sử dụng xong, dọn dẹp lại mặt bàn (không để lại bất kì đồ vật cá nhân trong phòng như cốc uống nước, sổ bút,...), tắt toàn bộ thiết bị trong phòng, đóng cửa.
* Thông báo cho lễ tân nếu sử dụng thời gian ngắn hơn thời gian đã book (để có thể nhường cho các team khác)
* Thông báo cho lễ tân nếu sử dụng thời gian dài hơn thời gian đã book (được xác nhận thì mới được sử dụng thêm)

**Quy trình book phòng meeting, phòng phỏng vấn:**

<table><thead><tr><th width="123">Các bước</th><th width="334">Hướng dẫn chi tiết</th><th>Thời gian</th></tr></thead><tbody><tr><td>1. Người cần book  </td><td><p>Nhắn tin/call/trao đổi trực tiếp với lễ tân cơ sở về nhu cầu: </p><ul><li>Muốn đặt phòng bn người?</li><li>Khung giờ nào, ngày nào?</li></ul></td><td>Trước ít nhất 12h làm việc</td></tr><tr><td>2. Lễ tân </td><td><p>Kiểm tra phòng và thông báo</p><ul><li><strong>Có phòng:</strong> Xác nhận đặt phòng cho nội bộ </li><li><strong>Không có phòng</strong>: Đưa ra đề xuất (khung giờ khác còn phòng,...)</li></ul></td><td><ul><li>Nhắn tin/call: chậm nhất 60p kể từ khi nhận thông tin.</li><li>Trao đổi trực tiếp: tại thời điểm book phòng.</li></ul></td></tr></tbody></table>

### 3. Quy trình book phòng làm việc cố định

<table><thead><tr><th width="136">Các bước</th><th width="480">Hướng dẫn chi tiết</th><th>Link/Note</th></tr></thead><tbody><tr><td>1. Trưởng bộ phận</td><td><p>Gửi email cho OM (Ho@mindxspace.com), cc team cơ sở (CSL, ASM) <br><strong>Nội dung email:</strong> </p><ul><li>Bộ phận</li><li>Mục đích sử dụng</li><li>Số lượng nhân viên</li><li>Loại phòng (share, private)</li><li>Thời gian nhận phòng</li></ul></td><td><a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vVOeTyQikoW6aYTlaaZS_0F1sVDAB-AE98COseU_k-8/edit#gid=2133213242">Tổng hợp email của cơ sở</a></td></tr><tr><td>2. OM</td><td>Kiểm tra và xác nhận nhu cầu</td><td></td></tr><tr><td><strong>3. CSL</strong> </td><td><p><strong>Kiểm tra phòng và báo lại thông tin</strong></p><ul><li><strong>Có phòng phù hợp:</strong> CSL email lại số phòng và thời gian nhận có thể nhận phòng.</li><li><strong>Hết phòng phù hợp:</strong> CSL email thông báo không còn phòng</li></ul></td><td></td></tr><tr><td>4. Trưởng bộ phận</td><td>Nhận phòng theo quy trình chung nếu còn phòng phù hợp</td><td></td></tr></tbody></table>
